Diferentes categorías de cuentas por cobrar en un balance

Una cuenta por cobrar representa el dinero que una empresa espera recibir en algún momento en el futuro. Esto le permite a la compañía reconocer los ingresos en el período en que se gana, en lugar de esperar a que el efectivo se deposite en el banco. Las cuentas por cobrar se enumeran como activos en el balance de la compañía y tienen un saldo deudor en el libro mayor.

Cuentas por cobrar

Si la compañía realiza una venta y permite que el cliente pague más tarde, el monto de la venta se registra en el libro mayor como una cuenta por cobrar. Esto solo se aplica a los saldos a corto plazo que la compañía espera recibir dentro de los términos de su factura estándar, como 30 o 60 días después de la facturación. La cuenta del libro mayor debe estar respaldada por un registro de cuentas por cobrar que muestre el nombre de cada cliente y el saldo pendiente.

Provisión para deudas incobrables

También debe configurar una cuenta de contra en su libro mayor para asignaciones de deuda incobrable. Esta cuenta figura en los activos, pero tiene un saldo de crédito para compensar una parte de la cuenta del libro mayor de cuentas por cobrar. La provisión para deudas incobrables representa una estimación de las cuentas de clientes que no podrá cobrar en el futuro.

Notas e intereses por cobrar

Si extiende crédito a sus clientes más allá de los términos de la factura estándar, registre el saldo adeudado como una nota por cobrar. También debe tener un pagaré firmado que indique los términos de pago y la tasa de interés para respaldar la cuenta del libro mayor. Registre el interés por cobrar en una cuenta separada del activo del libro mayor a medida que lo gana. Al final de cada período contable, cargue la cuenta de intereses por cobrar y acredite su cuenta de ingresos por intereses. Cuando el cliente realice un pago, acreditará tanto la nota por cobrar como las cuentas de intereses por cobrar y cargará su cuenta de efectivo.

Cuentas por cobrar a corto plazo

Registre cualquier préstamo temporal o anticipo en su libro mayor como cuentas por cobrar a corto plazo. Esta cuenta se usa a menudo para rastrear a los empleados que solicitan anticipos en contra de sus salarios o propietarios que piden préstamos a la compañía. También puede usar la cuenta por cobrar a corto plazo para registrar los adelantos en efectivo a los empleados para los gastos de viaje. Cuando el empleado regresa de su viaje con recibos y un informe de gastos, puede acreditar el crédito a corto plazo y cargar las cuentas de gastos anotadas en su informe.