¿Qué documentos necesita una corporación para llevar a su contador?

Incluso las compañías que cuentan con un personal de contabilidad generalmente usan un contador externo para auditar sus registros o para preparar la declaración anual de impuestos de la corporación. Cuando usted o un miembro de su personal de contabilidad programan una cita para reunirse con su contador de impuestos, él necesita copias de varios documentos para completar con éxito las declaraciones de impuestos federales y estatales. Para facilitar la tarea, asigne una persona para recopilar los documentos que necesitará su contador.

Documentos de la empresa

Para su primera reunión con su contador de impuestos, proporcione copias de los documentos organizativos de su corporación. Esto incluye los artículos de incorporación de su corporación, los estatutos, las listas de accionistas clave o los nombres de los propietarios de la compañía y cualquier otro documento organizativo emitido por el estado en el que registró su corporación. Déle copias de los números de identificación fiscal de su corporación para los gobiernos federal y estatal.

Documentos fiscales

Cuando use un contador externo para preparar sus declaraciones de impuestos, traiga las declaraciones de impuestos anteriores de la empresa, si las hubiera. Incluya todos los documentos de impuestos de nómina presentados trimestralmente a lo largo del año, incluidos los formularios 940 y 941 del Servicio de Impuestos Internos, los formularios de retención de impuestos estatales y los documentos de desempleo estatales. No se olvide de traer copias de todos los informes de salarios, que incluyen copias de los formularios W-2 de los empleados y los formularios de transmisión de informes de salarios, como los formularios W-3 del IRS. Produzca copias para uso de su contador de todos los formularios 1099 emitidos a proveedores, subcontratistas o contratistas independientes. Incluya copias de cualquier informe estatal de impuestos sobre las ventas de fin de año. Agregue al paquete los informes de fin de año que resumen los datos de impuestos de los empleados, las retenciones de primas de seguros y todas las demás cuentas que se relacionan con los empleados, como los programas de matrícula o los planes de la cafetería.

Documentos de préstamo

Los préstamos corporativos en los que realiza pagos durante todo el año brindan la oportunidad de obtener deducciones de impuestos. Hágale saber a su contador si compró activos importantes durante el año, como camiones de entrega o equipos utilizados en su negocio. Lleve consigo copias de facturas de activos antiguos y nuevos que muestren la fecha de compra del equipo, la fecha en que compró el equipo y una descripción del activo comprado. Si tiene una línea de crédito con su prestamista o cualquier otro préstamo corporativo pagado mensualmente, haga copias de sus contratos de arrendamiento o cualquier documento de respaldo que proporcione respaldo a sus préstamos, contratos de arrendamiento o líneas de crédito. Imprima las declaraciones de fin de año para cada uno de sus préstamos, arrendamientos o líneas de crédito.

Documentos financieros

Considere darle a su contador acceso a su sistema interno de contabilidad temporalmente para ayudarlo a calcular sus impuestos. Si eso no es posible, deberá traer copias de los estados financieros de fin de año, como el balance corporativo, el estado de ingresos y gastos, las ganancias retenidas, el patrimonio del propietario y el estado de flujos de efectivo. Incluya los saldos de cuentas de cheques y ahorros de fin de año, estados de cuenta bancarios mensuales e información de conciliación bancaria. También genere copias de los saldos de las cuentas de inversión de fin de año o dividendos pagados a los accionistas a lo largo del año, si corresponde, para uso de su contador.

Otros documentos

Cuando ejecute una corporación que fabrica un producto, genere copias de los informes de inventario de fin de año para su contador. Incluya cualquier informe de costo de bienes utilizado para calcular el informe de costo de bienes vendidos al final del año como respaldo para los estados financieros de fin de año. Si su empresa emplea personal de ventas, incluya un informe que indique las millas recorridas a lo largo del año por cada vehículo que la empresa posee o reembolsa. Prepárese con registros detallados que respaldan la cantidad de millas recorridas cada año. Si su compañía opera como una corporación S, incluya la información de la prima del seguro médico pagada por los principales dueños de la compañía y sus dependientes, ya que el IRS exige que esta información se incluya en los salarios brutos en los formularios W-2 que se muestran como beneficios complementarios sujetos a impuestos.