Cómo escribir un plan de proyecto

Un plan mantiene tu proyecto en marcha. Sin un plan, los detalles aparentemente menores pueden ser olvidados, lo que dificulta el logro de objetivos y plazos. Su plan de proyecto le permite especificar qué empleados manejarán las tareas, cuándo se debe entregar el trabajo y cómo se comunicará el grupo. Antes de comenzar a escribir su plan de proyecto, investigue a fondo el alcance y las especificaciones del proyecto para asegurarse de que su plan cubra todos los aspectos.

Comience el plan del proyecto con una página de resumen ejecutivo que proporcione una descripción del proyecto y explique por qué se necesita el proyecto y qué planea lograr. Mencione cuánto tiempo espera que dure el proyecto, cuáles son los entregables del proyecto, cuántos empleados trabajarán en él y cuánto dinero se dedicará. Incluir objetivos, criterios de finalización, limitaciones importantes y partes interesadas principales.

Incluir una sección de personal en el plan. Use esta sección para asignar empleados a varias tareas. Incluya un organigrama que muestre la cadena de mando del proyecto.

Desarrolle una hoja de cálculo de programación de actividades que indique cuántos días debe tomar cada parte del proyecto. Listar una fecha de inicio para cada tarea. Asigne tareas específicas a los distintos departamentos o grupos que trabajan en el proyecto. El sitio web de la Hora estándar señala que la lista para cada tarea debe incluir el tiempo previsto y el tiempo real trabajado. Obtener información sobre el tiempo real trabajado a partir de hojas de tiempo.

Crear una hoja de cálculo del calendario del proyecto general. El programa muestra la duración completa del proyecto e incluye hitos, fechas de entrega para partes específicas del proyecto, fechas de revisiones, auditorías o inspecciones y fechas límite. El cronograma del proyecto también define la secuencia de tareas para el proyecto.

Agregue una hoja de cálculo que detalle el costo para completar el plan. Haga una lista de cada tarea y calcule la cantidad de horas y la cantidad de dinero que llevará completar.

Incluya una página que describa su plan de comunicación. Las comunicaciones detallan con qué frecuencia realizará reuniones y cómo se comunicarán las actualizaciones y la información crítica a los miembros del equipo y a las partes interesadas.

Finalice el plan del proyecto con una hoja de aprobación. Debe incluir el nombre del proyecto, la fecha y el nombre del administrador del proyecto. Incluya líneas en blanco para las firmas de los administradores u otras personas en su empresa que deben firmar el proyecto. Escriba el nombre de cada administrador debajo de una de las líneas en blanco.

Cosas necesarias

Hoja de cálculo

Propina

Si su plan contiene muchas tareas más grandes, divídalos en tareas más pequeñas específicas. Cuando escriba el borrador de su plan de proyecto, asigne a cada tarea su propia página y enumere todas las tareas secundarias necesarias para completar la tarea en la página.

Advertencia

Aborde los posibles riesgos que podrían afectar su proyecto. El sitio web de Project Smart señala que la identificación de riesgos potenciales le permite prepararse para estas posibilidades y desarrollar un plan de administración de riesgos efectivo.