Cómo escribir cartas de introducción para presentar organizaciones y empresas

Puede evitar cometer el error común de muchos consultores, propietarios de pequeñas empresas y vendedores al presentarse a los demás al recordar una realidad simple. Enfocarse en las necesidades del destinatario de su carta, en lugar de su negocio, facilitará la venta. Aprender a estructurar adecuadamente una carta de presentación le ayudará a hacer una primera impresión duradera.

Propina

• Todas las empresas tienen necesidades, y la clave para escribir una carta de presentación efectiva es determinar cómo puede ayudar a alguien más a resolver un problema o aprovechar una oportunidad.

Identificar la necesidad

El primer paso para escribir una carta de presentación es determinar por qué el destinatario estaría interesado en usted o en lo que está vendiendo. Todas las empresas tienen necesidades, y la clave para escribir una carta de presentación efectiva es determinar cómo puede ayudar a alguien más a resolver un problema o aprovechar una oportunidad.

Piense en su diferencial de venta único y en su beneficio. Usted creó su empresa porque creía que tenía algo único que la gente quería. Su carta debe establecer que el lector tiene una necesidad; Esto les permitirá ver que puede ayudarles a reducir sus costos, aumentar las ventas, mejorar la calidad o ayudarles a obtener más ganancias.

Centrarse en su ventaja

El encabezado de cualquier carta es la oración inicial o el párrafo corto que le dice al destinatario por qué deben leer la carta. Use sus primeras oraciones para hablar sobre las necesidades del cliente, no usted mismo. Evite pistas como: "Durante más de 25 años, Smith Consulting ha prestado servicios en Johnsonville".

Considere hacer una pregunta que incite al lector a responder de una manera específica, como estar de acuerdo con su premisa o responder con un beneficio que ofrece. Por ejemplo, podría comenzar con "¿Le gustaría reducir sus costos de envío?" La mayoría de los lectores contestarán "Sí". Si usted es un consultor, puede preguntar: "¿Qué es más rentable, usando una ¿Tiempo empleado con salario y beneficios, o contratista al que puede llamar cuando sea necesario? "Si ha apuntado correctamente a los destinatarios de sus cartas, ellos contestarán:" Usando un contratista ".

Clasifique su información

No convierta su carta en un intimidante muro de copias sin un camino claro para llegar a una conclusión. Divídalo en varios párrafos, cada uno de los cuales proporciona un conjunto único de información. Clasifique la información en orden de importancia. Después de su guía, que les dice a los lectores qué pueden hacer por ellos, use los siguientes párrafos para decirles cómo se hará.

Proporcionar detalles mínimos

No trates de hacer la venta con una carta de presentación. Pocas personas tomarán el teléfono y harán un pedido o lo contratarán sin obtener más información, incluida una reunión o una conversación telefónica.

Dígales a sus lectores qué puede hacer por ellos y cómo puede hacerlo, brindando solo los detalles suficientes para proporcionar credibilidad. Nadie esperará que contestes cada pregunta en una carta de presentación. Use su carta para que las personas se interesen y quieran ponerse en contacto con usted para obtener más información.

Incluir una llamada a la acción

No deje que su lector decida qué hacer a continuación. Incluir una llamada a la acción. Esto puede incluir más de una tarea. Por ejemplo, puede pedirle al lector que visite su sitio web antes de llamar, o decirle que llamará después de que tenga la oportunidad de visitar su sitio web. Dígale al lector que se comunique con usted si tiene alguna pregunta, proporcione su dirección de correo electrónico y número de teléfono.

Es posible que tenga más éxito con las llamadas de seguimiento en lugar de esperar a que los posibles clientes o socios lo llamen. Dígale a su destinatario cuándo va a llamar para que esté preparada para su llamada. Dar una fecha y hora para esperar la llamada.