Cómo escribir una nota de negocios formal

Las notas de negocios son útiles para transmitir información importante rápidamente a varias personas en un departamento o empresa. Los memos informan a los empleados sobre nuevas políticas, anuncian información importante, brindan detalles sobre los proyectos o informan a los empleados sobre los plazos. Aunque el tema de los memos varía, todos los memos comerciales siguen el mismo formato básico.

Línea de notas y encabezado

Escriba la palabra "memo" o "memorándum" y céntrelo en la parte superior de la página. Comience el bloque de encabezado en la parte superior izquierda de la página dos líneas antes de la línea de notas. Escriba "Para:" en la primera línea y enumere el nombre y el mosaico de cada destinatario. El laboratorio de escritura en línea de Purdue recomienda usar nombres completos en un menú, incluso si se dirige al destinatario por un apodo cuando la ve en persona. Siga esa línea con "De:" y escriba su nombre y título de trabajo. Escriba "Fecha:" y la fecha actual en la siguiente línea. El segmento del sujeto está en la cuarta y última línea del encabezado. Escriba "Asunto:" y luego incluya una breve descripción del asunto. Es más probable que los destinatarios lean la nota si el tema es lo más directo posible. El "Programa de entregables del proyecto de Júpiter" atraerá más atención que el "Proyecto de Júpiter", particularmente si los destinatarios reciben muchas notas sobre el proyecto.

Apertura

La apertura explica brevemente el motivo de la nota. Su primera línea puede leerse: “La primera etapa del Proyecto Júpiter debe estar lista para fin de mes. Con el fin de garantizar que cumplamos con este objetivo, necesitamos conocer el estado de sus tareas ”. Mantenga corta esta nota en esta sección. Debe explicar brevemente y concisamente la razón de la nota. Si la apertura es larga o imprecisa, es posible que sus lectores no lleguen a la sección principal de su nota.

Bloque principal

El bloque principal de la nota amplía la apertura e incluye información adicional para respaldar las oraciones iniciales. Matthew W. Ford College of Business sugiere evitar grandes bloques de texto y recomienda que use oraciones individuales o frases para resumir la información que los destinatarios deben saber. El bloque principal de su nota puede incluir oraciones que piden a los destinatarios que enumeren cada tarea asignada y que le actualicen sobre el progreso de cada tarea. Termine la nota agradeciendo a los destinatarios por su ayuda. Pídales que se comuniquen con usted si tienen alguna pregunta o inquietud. Alerte a los destinatarios de cualquier documento que pueda adjuntarse escribiendo "Adjunto:" e incluyendo una breve descripción del adjunto.

Formato y Estilo

Utilice una fuente de 12 puntos que no sea difícil de leer, como Times New Roman, Arial o Calibri. Escribe párrafos de tres a cinco oraciones. Asegúrese de que cada párrafo contenga una sola idea. Limite el memo a una página. Si la nota es más larga, es posible que los destinatarios no lean la primera página. Evitar el lenguaje prolijo y las oraciones largas. No confunda una nota con un informe. El propósito de una nota es resumir información importante en un formato legible. Guarde largos análisis o discusiones filosóficas para reuniones o informes.