Cómo escribir una notación de cuenta

Existe una correlación entre los altos niveles de satisfacción del cliente y una empresa que logra el éxito y las altas ganancias. Por esa razón, muchas empresas tienen centros de llamadas donde los clientes pueden expresar cualquier inquietud, hacer preguntas y resolver cualquier problema que estén experimentando con los productos o servicios ofrecidos por las empresas. Cada vez que un cliente llama, el representante que habla con el cliente debe anotar claramente los detalles de la discusión para que la empresa tenga un registro completo de la cuenta de cada cliente y la situación individual.

1.

Responde la llamada del cliente. Cada negocio tiene su propio saludo específico, los representantes deben dirigirse a los clientes cuando contestan llamadas telefónicas. En un tono cortés, use el saludo que su empresa prefiere para comenzar la conversación con el cliente.

2.

Accede a la cuenta del cliente. Las empresas a menudo utilizan los números de cuenta de los clientes para recuperar la información de la cuenta, pero en algunos casos, es posible que el cliente no tenga esa información disponible. Algunos sistemas permiten que el representante extraiga las cuentas de los clientes utilizando el número de teléfono del cliente.

3.

Verifique la cuenta y el titular de la cuenta. Pídale al cliente la información habitual, como los últimos cuatro dígitos de su número de Seguro Social, su dirección, su fecha de nacimiento o su nombre. Cada empresa tiene sus propios métodos para verificar las cuentas de los clientes.

4.

Identifique la pregunta o inquietud del cliente. Si es necesario, tómese un momento para revisar las anotaciones anteriores para familiarizarse con la situación del cliente. Escuche atentamente la explicación de la pregunta o inquietud del cliente y tome notas.

5.

Resuelva el problema del cliente y responda cualquier pregunta. Tome las medidas necesarias para asegurarse de que ha satisfecho al cliente. Cada compañía tiene varios métodos para manejar las quejas de los clientes individuales. Después de resolver el problema, pregunte al cliente si está satisfecho con la manera en que manejó la situación para garantizar su satisfacción.

6.

Completa tu notación de cuenta. Una notación de cuenta debe indicar el motivo de la llamada del cliente, la acción que tomó y las promesas que hizo al cliente. Las anotaciones de cuenta adecuadas son vitales, ya que aseguran que se resolvió el problema del cliente y que recibió un servicio excelente. También aseguran que los arreglos se hicieron y se mantuvieron y sirven como un registro para futuros representantes para ver si el cliente llama nuevamente.