Cómo usar los nombres en las cartas de negocios

La vida fuera del lugar de trabajo puede ser un entorno mucho más informal que hace solo 25 años, pero cuando se trata de comunicaciones corporativas, vale la pena cuidar sus modales y sus mayores profesionales. El uso de los nombres de pila en cartas comerciales y otra correspondencia oficial ciertamente no está mal visto, pero su aplicación depende en gran medida del contexto, estilo y enfoque.

1.

Considere su relación con el destinatario de la carta. Si no ha conocido a la persona a la que está escribiendo, ni se lo piense dos veces: use su apellido con el título apropiado, por ejemplo, "Mr. Jones", "Ms. Smith", "Dr. Warner" o "Reverendo Clayton". Con pocas excepciones, la mayoría de los entornos corporativos difieren a la neutral, más profesional, la "Sra." en lugar de "señorita" o "señora" Incluso si sabe que la persona es más joven que usted o que tiene un puesto de trabajo de menor rango (por ejemplo, usted es el presidente de su compañía escribiendo a un asistente de gerente de una compañía diferente), si no sabe La persona personalmente, no use su primer nombre.

2.

Piense en el contexto de su relación con el destinatario. Si ya la conoces, en algunos casos es perfectamente aceptable hablar con ella por su nombre, como memos o correos electrónicos internos. Utilice su criterio, sin embargo, cuando use nombres de pila, permitiendo que la naturaleza de la correspondencia dicte su uso. Por ejemplo, si otros en la compañía leerán la carta o tratará asuntos legales, financieros o administrativos de alto nivel y, por lo tanto, podrían considerarse parte de un archivo oficial, por defecto al estilo formal y se dirigirán a ella formalmente.

3.

Use el apellido si su correspondencia incluye una tercera persona. Si escribe al presidente de la compañía y se refiere a su colega y amiga, Jill Jones, use "Ms. Jones" en lugar de simplemente "Jill". Los correos electrónicos informales y los memos internos son más flexibles y pueden permitir el uso informal de nombres de pila, pero en caso de duda, quédese con el título formal más el apellido.

4.

Esfuércese por la coherencia al dirigirse al destinatario de su carta a lo largo del texto. No comience una carta al "Sr. Hughes" y termínela con "Gracias, Bob".