Cómo utilizar Dropbox para una mejor gestión de documentos y colaboración en equipo

Dropbox tiene la flexibilidad y la escalabilidad para que sea adecuado para empresas de todos los tamaños. El software cliente se ejecuta discretamente en segundo plano, sincronizando archivos entre la nube y cualquier computadora donde esté instalado Dropbox, y las aplicaciones oficiales están disponibles para Windows, Mac, Linux, Android, iOS y BlackBerry. También puede acceder a sus archivos de Dropbox a través de cualquier navegador web iniciando sesión en su cuenta.

Cuentas de negocios

Dropbox tiene planes especiales dirigidos específicamente para usuarios de negocios. Estas cuentas comerciales le permiten administrar los miembros del equipo y el acceso a las carpetas más fácilmente que las cuentas personales, incluyen un historial ilimitado de recuperación de archivos y versiones, y comienzan con 1TB de espacio que puede ampliarse cuando sea necesario. Las aplicaciones de gestión empresarial como HipChat, 1Password y CloudOn también pueden interactuar con Dropbox.

Gestión de documentos

Comparta una carpeta entre los miembros del equipo en Dropbox y todos los cambios realizados en una computadora se sincronizan automáticamente con la nube y con todas las otras máquinas conectadas a la misma cuenta. Gracias a esta capacidad de sincronización bidireccional instantánea, todos los miembros del equipo pueden estar seguros de acceder a la versión más reciente de un archivo, sin necesidad de enviar documentos por correo electrónico o verificar versiones. Sin embargo, Dropbox no permite que dos usuarios trabajen en el mismo documento simultáneamente; Si alguien carga un documento que ya está abierto en otra máquina, Dropbox crea una "copia en conflicto" y la marca con un usuario y una marca de tiempo. Estas dos versiones se pueden combinar manualmente cuando sea necesario.

Colaboración en equipo

El administrador de una cuenta de Dropbox for Business puede designar miembros del equipo y controlar cómo estos miembros pueden compartir carpetas y archivos. También es posible controlar quién puede invitar a nuevos miembros al equipo y, por lo tanto, a las carpetas compartidas en las que está trabajando. Si necesita compartir enlaces de solo lectura con aquellos que están fuera del equipo, Dropbox también lo hace posible. Como Dropbox ofrece sincronización bidireccional desde todas las computadoras en las que está instalado, los miembros del equipo pueden trabajar juntos en proyectos, ya sea en la misma oficina o en el otro lado del mundo.

Otras características

Las cuentas de Dropbox para empresas también brindan informes y registros detallados, para que pueda ver qué miembros del equipo han iniciado sesión, quién ha cambiado qué documentos y recibir alertas cuando se conectan nuevos dispositivos o computadoras. Entre las características de seguridad integradas en Dropbox se encuentran la verificación en dos pasos (por lo que se requiere un código de acceso al iniciar sesión en un nuevo dispositivo), el cifrado AES de 256 bits y la capacidad de desvincular las conexiones de forma remota desde la interfaz de administración central. Las aplicaciones móviles permiten a los miembros del equipo acceder a los archivos mientras se desplazan, pero los archivos no se sincronizan automáticamente en la otra dirección en las plataformas móviles y, si se modifican, deben cargarse manualmente.