Cómo documentar reuniones con subordinados

Sus reuniones con los empleados pueden tener consecuencias legales. Si tiene que lidiar con un empleado difícil o uno que tiene un desempeño inferior de manera consistente, debe documentar su reunión para mostrar los pasos que ha tomado para ayudar al empleado a mejorar. En caso de terminación o acción disciplinaria, tendrá un registro de sus esfuerzos para demostrar que sus acciones se basaron en un esfuerzo progresivo para mejorar la situación.

Anote fechas y horarios

Aunque escribir la fecha y la hora de una reunión puede parecer trivial, esta información puede tener un enorme impacto en la disciplina y las acciones de terminación. Debe anotar cuándo se lleva a cabo la reunión con un subordinado y quién estuvo presente. Esto demostrará cuándo tomó medidas progresivas para abordar las dificultades que tiene con un empleado.

Mantener un registro de goles

Parte de su reunión con un empleado debe cubrir los objetivos. Anote los objetivos de logro y mejora que establezca con el empleado, incluidos los criterios para medir el progreso hacia esos objetivos. Esta documentación de objetivos demuestra que ha intentado remediar un esfuerzo por mantener al empleado.

Incidentes de documentos

Cuando ocurren incidentes negativos que involucran a su empleado difícil, anote cuándo ocurrieron los incidentes y escriba una breve descripción de lo que sucedió. Diríjase a estas notas mientras se reúne con el subordinado, y tome notas adicionales sobre la reacción del empleado ante la presentación de los incidentes.

Lista de soluciones ofrecidas por los empleados

Solicitar soluciones del empleado durante las reuniones. Anote las sugerencias del empleado para las soluciones. En el caso de que esta persona no cumpla con esas sugerencias, tendrá documentación de la falla del empleado para poner el esfuerzo necesario.

Hacer advertencias por escrito

Si tiene que avisar a un empleado durante una reunión, tome nota de la advertencia en su registro de la reunión. Si bien también puede hacer que el empleado firme un documento que reconozca la reunión, su entrada en las notas de la reunión respaldará su reclamo de que le dio al empleado una notificación de disciplina o terminación inminente si no observa cambios de comportamiento.

Citar la política y reglas de la compañía

En las disputas con un empleado, uno de los problemas principales será si usted trató de manera justa al aplicar las reglas. Durante su reunión, indique las reglas y políticas que está siguiendo al tratar con el empleado. Escriba las fuentes de esas pautas e indique que las está siguiendo.