¿Cómo tomo efectivamente los minutos de la reunión?

Las actas de las reuniones se utilizan para recordar a quienes asistieron a la sesión las decisiones importantes, los horarios, los proyectos, las ideas y otra información proporcionada durante la reunión. Al tomar las actas de la reunión, escuche atentamente a cada asistente y tome nota de las ideas, decisiones o puntos clave que se ofrecen. Cree con anticipación una plantilla de actas de reuniones para tomar notas organizadas sobre cada tema tratado. Haga preguntas para aclarar problemas confusos durante y después de la reunión. Compile sus notas en actas oficiales de la reunión, mientras que la reunión aún está fresca en su mente.

1.

Recopile información de antecedentes antes de la reunión para comprender mejor los temas de la reunión. Solicite copias anticipadas de presentaciones de diapositivas, folletos y otros materiales de los oradores. Haga una lista de los asistentes a la reunión o pase una hoja de asistencia durante la reunión para que pueda incluir los nombres en las actas oficiales de la reunión.

2.

Cree una plantilla de reunión que incluya espacio para la hora y la fecha de la reunión, el propósito, los nombres de los facilitadores y la duración de la reunión. Complete esta información antes del inicio de la reunión. También enfermo en la duración de la reunión al final. Haga una lista de cada tema de discusión y proporcione suficiente espacio para tomar notas. Numere las páginas de la plantilla para evitar confusiones al crear actas de reuniones oficiales. Cree plantillas para reuniones en papel o documento de procesamiento electrónico de textos si toma notas con una computadora portátil.

3.

Escucha atentamente durante la reunión. Registre la información correspondiente a cada tema en la sección correspondiente de su plantilla. Incluya solo la información pertinente, incluidas sugerencias, quejas y resoluciones, junto con los nombres de las personas que participan activamente en la conversación. Incluir los puntos clave hechos durante una presentación. Registre nuevas tareas, ideas de desarrollo de productos, calendarios para la finalización del proyecto y una lista de todas las decisiones importantes tomadas.

4.

Revise sus notas rápidamente antes de que se levante la sesión. Haga preguntas de seguimiento inmediatamente mientras los que asisten a la reunión todavía están disponibles para aclarar cualquier pregunta que pueda tener.

5.

Cree una lista de actas oficiales de la reunión utilizando las notas y los materiales de presentación recopilados durante la reunión tan pronto como sea posible. Revise las actas de la reunión con otro asistente o facilitador para determinar si la información es precisa y completa. Distribuya las actas oficiales de la reunión a los asistentes.

Cosas necesarias

• Plantilla de reunión
• Materiales de presentacion
• Dispositivo de grabación

Propina

• Use un dispositivo de grabación durante presentaciones largas o reuniones con varios oradores para asegurarse de que toda la información pertinente se incluya en las notas de la reunión junto con los nombres de los participantes.

Advertencia

• No participes activamente en la reunión si tomas notas. Participar en la reunión disminuye su capacidad para escuchar y tomar notas efectivas.