Cómo disfrazar nombres y hacer que los informes de recursos humanos sean confidenciales

El departamento de recursos humanos es el tutor y el guardián de la información de los empleados, razón por la cual el personal de Recursos Humanos tiene un nivel más alto de confidencialidad. Cuando el personal de recursos humanos produce informes o métricas de la fuerza laboral que contienen datos sobre empleados individuales, es fundamental proteger la información de identificación. El personal de recursos humanos genera una serie de informes para diversos fines; por lo tanto, deben desarrollar más de un método para ocultar la información de identificación de los empleados para garantizar la confidencialidad.

Datos de EEO

Las compañías que emplean a 50 o más trabajadores y tienen al menos $ 50, 000 de negocios en contratos federales deben tener un plan de acción afirmativa por escrito. La Orden Ejecutiva 11246 también exige información de seguimiento obtenida de solicitantes y empleados, como raza, etnia, discapacidad y estado de veterano. Esta información se llama datos de igualdad de oportunidades de empleo. Hay dos formas de compilar datos de EEO: informes agregados e informes por posición. Los nombres de los solicitantes y empleados no son necesarios para ninguno de estos informes; por lo tanto, HR puede simplemente redactar los nombres o usar "xxxxx" para disfrazar los nombres.

Informes de investigación de recursos humanos

El personal de Recursos Humanos a menudo lleva a cabo investigaciones para resolver problemas en el lugar de trabajo como la discriminación y el acoso que potencialmente violan el Título VII de la Ley de Derechos Civiles u otras leyes que la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los Estados Unidos hace cumplir. Toda la información relacionada con la investigación debe mantenerse confidencial en la medida de lo posible y mantenerse en archivos separados de los archivos de empleo regulares. Cuando el miembro del personal de recursos humanos completa su investigación, normalmente escribe una declaración que defiende la posición del empleador para presentar a la EEOC. Los nombres del empleado que alegó que la compañía se involucró en prácticas laborales injustas y los nombres de los testigos no pueden ser disfrazados en la declaración de posición de la compañía. Los nombres de los empleados deben ser divulgados a la EEOC. Sin embargo, si el personal de recursos humanos debe divulgar la investigación a alguien fuera de la EEOC o del departamento de recursos humanos, los nombres de los empleados y testigos pueden ser disfrazados como "Empleado acusador" y "Testigo No. 1", "Testigo No. 2" y así en. El término "cobrar al empleado" es familiar para los profesionales de recursos humanos.

Identificadores

Utilice identificadores especiales para los informes de RR.HH. que normalmente requieren los nombres de los empleados, como los análisis de salarios y cargos. Reemplace los nombres de los empleados con un identificador que combine los últimos cuatro dígitos del número de Seguro Social y la fecha de contratación. Por ejemplo, una empleada que fue contratada el 15 de diciembre de 2012 y cuyos últimos cuatro dígitos de su número de Seguro Social son 5650, puede usar el identificador 121520125650 o 1220125650 si el mes y el año serán suficientes para la fecha de contratación. Si necesita analizar los datos de los empleados para el análisis salarial basado en el género, agregue una M o F al identificador, a menos que su programa de TI solo permita valores numéricos. En ese caso, use 0 y 1 para denotar empleados masculinos y femeninos, respectivamente.

Empleadores multisitio

Si necesita analizar datos de empleados para trabajadores en varios sitios, asigne un valor numérico a cada ubicación de la empresa. Puede asignar valores numéricos según el orden en el que cada ubicación comenzó a funcionar. Por ejemplo, si abres ubicaciones en Baltimore, Filadelfia y Virginia Beach, podrías usar 1, 2 y 3 después del identificador de cada empleado.

Manejo de informes de recursos humanos

Es esencial que cuide la custodia de los datos de los empleados y que los divulgue solo cuando sea necesario. Si sus datos de recursos humanos son electrónicos y los informes deben ser generados por alguien que no pertenezca al departamento de recursos humanos, como un empleado de TI, asegúrese de pedirle al gerente de TI que se encargue de asignar el trabajo a uno de los miembros de su personal que es consciente de ocultar la identificación de los empleados. información. Además, considere la posibilidad de utilizar la protección con contraseña y el bloqueo de estaciones de trabajo y archivadores para mantener la confidencialidad de los informes de RR.HH., informa David Eisner, presidente del proveedor de soporte de red y TI Dataprise, en su artículo de agosto de 2011 titulado "Lo que se debe y no se debe hacer para mantener la confidencialidad". Employee Data Secure "en el sitio web de Infobox. Del mismo modo, los empleados del departamento de recursos humanos sin la necesidad de conocer cierta información de los empleados, como un asistente de recursos humanos cuyos únicos deberes son saludar a los solicitantes y contestar los teléfonos, no deben manejar datos confidenciales de los empleados.