Certificación de estados financieros

Una declaración financiera certificada es aquella cuya precisión y consistencia han sido verificadas por expertos externos independientes. El proceso de certificación de un estado financiero se conoce como auditoría y, dependiendo del tamaño de la corporación, puede llevar mucho tiempo y ser costoso. Mientras que para la mayoría de las pequeñas empresas una auditoría no es asequible, el propietario de una pequeña empresa puede aprender lecciones valiosas de los grandes.

Auditoría

El proceso de verificación de las cifras en un estado financiero mediante el rastreo de los pasos que han dado lugar a esas cifras se denomina auditoría. Los auditores, los individuos que se especializan en las declaraciones de auditoría, pueden ser internos o externos. Los auditores internos, aunque son empleados de la firma, trabajan independientemente del departamento de contabilidad y verifican no solo los números en todos los estados financieros, sino también los procesos que utiliza el departamento de contabilidad para llegar a esos números. Los auditores internos verifican cómo se preparan y archivan los recibos y a quién se le da qué tipo de acceso a los archivos físicos y sistemas informáticos del departamento de contabilidad.

CPA

Si bien los auditores internos desempeñan un papel importante para garantizar la precisión y confiabilidad de los registros contables, solo los auditores externos independientes pueden certificar los estados financieros. Estos auditores son conocidos como Contadores Públicos Certificados o CPA. Para certificar el estado financiero de una gran corporación, un equipo de CPA realiza una auditoría exhaustiva que dura semanas o incluso meses. A dicho equipo de auditoría se le otorga amplio acceso no solo a los registros e instalaciones del departamento de contabilidad, sino a la mayoría de las áreas de la firma donde se producen los registros que influyen directa o indirectamente en los estados financieros. El equipo de auditoría puede entrevistar a los conductores de camiones de entrega, por ejemplo, para ver cómo verifican la cantidad de bienes entregados a los almacenes de los clientes y cómo documentan la entrega.

Declaraciones certificadas

En caso de que el equipo de CPA concluya que las cifras en los libros son generalmente precisas y que la empresa se adhiere al código contable, certifican los principales estados financieros, que son el balance general, el estado de resultados y el estado de flujos de efectivo. En algunos casos, el proceso no puede concluirse a satisfacción de los CPA. Se puede encontrar que las declaraciones contienen errores importantes o que los auditores no puedan verificar cómo se calculan las cifras en las declaraciones. En tales casos, los estados financieros no serán verificados. Esto podría significar un desastre para la compañía, causando una pérdida de confianza en los accionistas, quienes podrían deshacerse de las acciones, lo que resultaría en una fuerte disminución en el precio de las acciones y dejaría a la gerencia con algunas explicaciones serias que hacer.

lecciones para pequeños negocios

La contratación de un equipo de auditoría es un ejercicio costoso y generalmente no es necesario para una pequeña empresa. Sin embargo, las pequeñas empresas pueden aplicar algunos de los mismos principios utilizados por los auditores internos y externos para mejorar la precisión de sus informes financieros. En primer lugar, el proceso de manejo de la información contable debe ser consistente y permitir la verificación. Si el propietario de la empresa o el contador de la empresa desean verificar un número, como los datos de inventario o la cantidad de bienes enviados a un cliente en particular durante el último mes, la documentación relacionada debe presentarse correctamente y ser de fácil acceso para futuras verificaciones. Además, el personal que realiza entradas relacionadas con la contabilidad debe estar debidamente capacitado. Por último, es muy útil tener un nuevo conjunto de ojos para comprobar las cifras de vez en cuando. Un contador profesional externo o un conocido que esté capacitado en estos asuntos puede descubrir problemas que son muy difíciles de ver para los empleados.