Factores de mejora exitosa de procesos

Los factores exitosos de mejora del proceso varían según la compañía y el tipo de proceso. Si bien una empresa está preocupada por disminuir las quejas de los clientes, otra puede necesitar aumentar la producción o eliminar el desperdicio y la repetición. Independientemente del resultado final, todas las iniciativas exitosas de mejora de procesos comparten ciertos elementos comunes.

Compromiso de gestión

Un proyecto de mejora de procesos requiere liderazgo y apoyo del más alto nivel de una organización. Si bien los miembros del CEO o del equipo ejecutivo no pueden participar en los equipos de implementación de mejoras, sirven como porristas y mentores de quienes trabajan en varias partes del proceso de mejora. También controlan las finanzas y la disponibilidad del personal. Pueden demostrar su compromiso impulsando el proceso desde la parte superior, haciendo que el proceso sea una prioridad, alentando a los equipos y mostrando aprecio.

Expertos en la materia (PYME)

Si bien la administración necesita mostrar compromiso, las iniciativas de mejora de procesos están condenadas al fracaso si la administración intenta realizar mejoras en las reuniones a puerta cerrada sin el aporte de expertos en la materia, supervisores y empleados que realmente hacen el trabajo. Los equipos exitosos de mejora de procesos están formados por empleados más cercanos al proceso. Si bien los gerentes pueden tener conocimiento del proceso, es posible que no tengan la experiencia diaria de primera mano de trabajar en una línea de producción o resolver las quejas de los clientes. El equipo debe incluir empleados de diferentes turnos o departamentos afectados por o que contribuyan al proceso.

Tiempo y Recursos

Las iniciativas de mejora de procesos le quitan tiempo y recursos a las operaciones diarias. Los miembros del equipo tienen que hacer malabares con las responsabilidades del trabajo regular con las tareas del equipo de proceso. Esto puede causar estrés, malentendidos y compañeros de trabajo descontentos que tienen que recoger un trabajo extra. Los gerentes pueden necesitar alterar los horarios de trabajo para permitir que los miembros del equipo se dediquen a procesar las tareas de mejora. Esto podría incluir asignar algunas responsabilidades a los compañeros de trabajo o contratar empleados temporales. Los equipos también pueden necesitar software, computadoras u otros recursos y equipos adicionales para recopilar y analizar datos y medir la mejora de procesos.

Metas y medidas

Sin metas y medidas claras, es difícil saber si un proyecto es realmente exitoso. Un objetivo tiene que ser específico. Disminuir las quejas de los clientes es un objetivo valioso, pero una medida aceptable de éxito puede variar. El equipo de administración puede exigir una tasa de satisfacción del cliente del 100 por ciento, mientras que los agentes de servicio al cliente creen que un objetivo del 95 por ciento es realista. Los clientes, los empleados y la administración pueden tener objetivos separados para un solo proyecto. Las metas que indican el éxito de la mejora del proceso y los estándares de medición mantienen un proyecto en marcha y ayudan a los miembros del equipo a realizar ajustes en el camino.