Ejemplos de justificaciones presupuestarias

Un presupuesto puede ser una poderosa herramienta de gestión. Un presupuesto preciso le permite a una empresa prever sus gastos operativos y planificar los costos recurrentes. Introducir números en un formulario de resumen de presupuesto es solo una parte del proceso de presupuestación. Un gerente que crea un presupuesto también debe proporcionar una explicación detallada de cada elemento, conocida como justificación del presupuesto o una descripción del presupuesto, para respaldar esos números.

Personal

Agregar personal al presupuesto requiere que un gerente aborde varios factores. La justificación del presupuesto debe incluir el título del puesto, la razón por la cual el departamento necesita al nuevo empleado, el título del puesto y el rango de salario. Un ejemplo de una justificación presupuestaria para un nuevo asistente administrativo es: "Asistente administrativo: 1 @ $ 35, 000. El departamento de ventas necesita un asistente administrativo adicional para respaldar a tres nuevos gerentes de ventas que fueron contratados el año pasado. Esta es una posición de tiempo completo. el rango de salario local para la posición es de $ 33, 000 a $ 36, 000 ".

Equipo y suministros

El equipo y los suministros de oficina incluyen muchos artículos que un empleado necesita para hacer su trabajo. El detalle de estos elementos es parte del proceso de justificación del presupuesto. Si la administración tiene que recortar gastos, un presupuesto detallado facilita la toma de una decisión informada sobre qué elementos reducir. Por ejemplo:

Equipo de oficina y suministros para nuevo asistente administrativo: $ 2, 225. Desglose: 1 computadora @ $ 1, 000 (incluye CPU, monitor, teclado y software con configuración estándar). 1 estación de trabajo a $ 1, 000 (incluye escritorio estándar para computadora, archivador y silla). Suministros de oficina a $ 225 (el presupuesto actual anual de suministros de oficina dividido por el número de empleados es de $ 225).

Este ejemplo le da a la administración la oportunidad de recortar $ 225 del presupuesto si necesita hacer reducciones, en lugar de elegir al azar una cantidad para recortar.

Capitalización

Una empresa debe capitalizar ciertos gastos que se convierten en activos y llevarlos en sus libros a lo largo del tiempo. Una justificación detallada del presupuesto establece si un gasto es un gasto de capital, un gasto de operación o un gasto que la empresa incluye en el costo de los bienes vendidos. Un ejemplo de un gasto capitalizado es: "Reemplace el sistema HVAC en la sede: $ 36, 000. El precio se basa en la oferta ganadora y se capitalizará según las reglas de capitalización uniformes".

Costos indirectos

Un presupuesto también debe incluir una justificación de los costos indirectos. Los gastos indirectos a menudo se reflejan como un porcentaje de los gastos directos. Los costos tales como la depreciación y los servicios públicos son gastos indirectos. De manera similar, los costos que benefician a toda la organización, pero que no pueden atribuirse fácilmente a un proyecto, como los servicios compartidos de secretaría y custodia, se consideran gastos indirectos. Después de enumerar los gastos directos, un gerente totaliza los gastos e incluye la justificación del presupuesto para los gastos indirectos. Por ejemplo: "Gastos indirectos: $ 10, 000. Los gastos directos son $ 100, 000 y el índice de gastos indirectos es del 10 por ciento. 100, 000 x .10 = 10, 000".