Ejemplo de una factura pro forma

Las facturas pro forma muestran una cotización de precio para una posible venta, importación o exportación de bienes. Estas facturas a menudo se utilizan durante las negociaciones para enumerar los términos de una oferta para que la otra parte pueda ponerse de acuerdo o responder con una contraoferta. La factura pro forma no es un acuerdo vinculante, y no se debe realizar ningún pago hasta que las partes celebren un contrato. Los prestamistas, las agencias de licencias y los inspectores de aduanas pueden solicitar una factura pro forma como prueba de la validez de la próxima transacción.

Información básica

Escriba el nombre de su empresa y la información de contacto en la parte superior de la factura. Indique claramente que esta es una factura pro forma y no la versión final. Incluya el nombre del proveedor y la información de contacto, junto con cualquier ID de cliente o cliente utilizada en su sistema de facturación. Indique la fecha de la factura para distinguir esta proforma de cualquier versión anterior o posterior. Esto es especialmente importante si la transacción se está negociando, ya que el precio o la cantidad de artículos en una transacción pueden cambiar varias veces antes de llegar a un acuerdo final.

Detalles de los productos básicos

Incluya la cantidad y descripción de los bienes involucrados en la transacción. Use una línea de pedido separada para cada tipo de producto, y enumere el precio unitario y el costo total de cada línea. Agregue todos los artículos y muestre el resultado como un subtotal de los cargos antes de agregar cualquier tarifa de envío y manejo.

Términos de pago

Debido a que las transacciones de importación y exportación pueden tener lugar entre dos países con diferentes monedas, la factura pro forma debe especificar el tipo de moneda que se utilizará para el pago. Si una de las partes ha acordado pagar las tarifas de cambio de moneda de la otra, enumere los detalles de este acuerdo. Establezca una fecha de vencimiento y enumere los cargos por demora aplicables por no cumplir con este plazo. Si va a otorgar crédito o permitir pagos en cuotas, explique los términos y condiciones.

Carga

Indique los gastos de manipulación, flete y seguro aplicables que se aplican al transporte de las mercancías. Especifique los detalles relevantes, como el puerto de entrada o salida y el método de envío. Incluya una lista de los documentos que se necesitarán para pasar por la aduana.

Entrega

Proporcionar una fecha estimada para la entrega de los bienes. Esto puede ser un rango, ya que no puede saber exactamente cuánto tiempo tomará obtener una línea de crédito o pasar por una inspección de aduanas. Por ejemplo, puede enumerar una ventana de entrega esperada de seis a ocho semanas. Este marco de tiempo puede comenzar después de que se haya firmado la línea de crédito o se haya producido otro evento contingente. Enumere las disposiciones de garantía en esta sección de la factura.