Procedimientos de control de documentos

Los procedimientos para el control de documentos aseguran que los empleados en las operaciones de la compañía usen los documentos correctos para llevar a cabo su trabajo. Los procedimientos son un componente clave del proceso de aseguramiento de la calidad. Realizan un seguimiento de la preparación y el manejo de los documentos para asegurarse de que los empleados responsables de la documentación reemplacen los documentos obsoletos con las últimas versiones. Dichos procedimientos incluyen registros de los empleados que crearon, cambiaron y aprobaron documentos para que la empresa pueda determinar cómo evitar errores y mejorar la calidad de sus productos y servicios.

Creación

Los procedimientos de control de documentos especifican quién es responsable de crear documentos particulares y cómo el autor del documento tiene que identificarlos. Además de dar al documento un nombre en un formato prescrito, el empleado responsable debe firmar el documento para identificarse como el originador. Firmar el documento indica que el empleado considera que el trabajo está completo, y debe incluir la fecha que muestra cuándo completó el trabajo.

revisión

Los principios de control de calidad requieren que las compañías revisen muchos de sus documentos para verificar su precisión, especialmente los planos y especificaciones técnicas. Los procedimientos de control de documentos detallan qué documentos deben ser revisados, por quién y cómo registrar dicha revisión. Por lo general, un procedimiento de revisión especifica las calificaciones que debe tener un revisor y cómo el revisor realiza los cambios requeridos en el documento. Detalla cómo registrar los cambios y dónde debe firmar el revisor para indicar que ha completado una revisión exitosa.

Revisión

Además de los cambios realizados durante una revisión, los cambios requeridos en la documentación a menudo resultan de cambios en proyectos u operaciones. Los procedimientos de control de documentos especifican quién inicia las revisiones y quién las realiza. Una vez que se completa una revisión, el documento revisado recibe una designación que permite a los empleados identificarla como la revisión más reciente en una fecha en particular. El documento antiguo recibe una designación como obsoleta y una marca que ya no es actual.

Reemplazo

Una parte clave de los procedimientos de control de documentos detalla cómo una empresa se asegura de que las versiones más recientes de los documentos reemplacen las versiones obsoletas en las ubicaciones donde se utilizan los documentos. Los procedimientos especifican quién es responsable de la renovación de la documentación, a menudo el iniciador de las revisiones. Por otro lado, los procedimientos instruyen a los usuarios de la documentación sobre la identificación de material obsoleto y cómo verificar las revisiones más recientes.

Documentos externos

Las empresas con frecuencia tienen que usar documentación que viene de fuera de la empresa. Dichos documentos no siguen los procedimientos internos cuando llegan por primera vez. Los procedimientos de control de documentos especifican quién es responsable de la integración de dichos documentos en el sistema de la compañía. Detallan cómo identificar los documentos externos, si es necesaria una revisión y cómo proceder con las revisiones si es necesario. Una vez integrados, los empleados responsables se aseguran de que los documentos externos relevantes estén disponibles cuando sea necesario.