¿Por qué validar un recibo de inventario?

Cuando los proveedores envían pedidos a sus clientes (generalmente minoristas o distribuidores), a veces se producen errores. En algunos casos, el producto está dañado, falta la cantidad o los artículos recibidos no coinciden con la orden de compra. Los clientes deben validar correctamente sus envíos de inventario entrantes para evitar estos problemas potencialmente costosos.

Validando inventario

El proceso de validación de recibos de inventario varía según las políticas de la compañía. El método más completo, pero que consume más tiempo, es abrir todos los cuadros para revisar los contenidos. Otra opción es elegir casillas al azar del envío y verificarlas. El cliente también puede revisar la boleta de empaque y compararla con la orden de compra inicial para ver si la orden está completa. Algunos minoristas simplemente usan un sistema de código de barras que valida cada paquete de inventario en base a una etiqueta proporcionada por el fabricante o proveedor.

Confirmar antes de pagar

Es importante validar los recibos de inventario antes de pagar las facturas al proveedor. Antes de enviar un cheque o pago con tarjeta de crédito para cubrir la factura, el minorista debe asegurarse de que la orden de compra, la factura, los albaranes y los recibos del inventario real coincidan. Este proceso es crucial para una contabilidad adecuada en las empresas que ordenan el inventario regularmente.

Pedidos pendientes

Otra razón por la que es importante validar los recibos de inventario es identificar cualquier artículo que haya sido pedido en espera. Un aviso de pedido pendiente en la lista de embalaje indica que falta el inventario y puede que no esté disponible por un período de tiempo prolongado. Es un problema que puede llevar a pérdidas de ventas y interrupciones operativas. El cliente debe tomar medidas inmediatas para obtener el inventario requerido, como realizar un pedido con otro proveedor o encontrar una alternativa por el momento.

Procesando devoluciones

El cliente generalmente tiene un corto período de tiempo para devolver las mercancías al proveedor. Si los recibos de inventario se validan de inmediato, el cliente tiene tiempo para identificar errores, como un lote de productos dañados o defectuosos, y procesar una devolución antes de la fecha límite pertinente. De lo contrario, el cliente podría tener que guardar los artículos defectuosos.