¿Por qué usar un diagrama de flujo?

Como propietario de un negocio, siempre debe esforzarse por mejorar la eficiencia de su lugar de trabajo, por lo que debe dar la bienvenida a cualquier herramienta o recurso que lo ayude a realizar esa tarea. La agilización de los procesos dentro de su empresa también puede ayudar a su personal a aumentar su productividad, y una mayor productividad significa más ventas. Una herramienta a considerar es un diagrama de flujo, que es una representación gráfica o gráfica de un proceso. Los usos de los diagramas de flujo son numerosos en industrias, tales como entretenimiento, ingeniería, ciencias físicas y programación de computadoras. El propósito de los diagramas de flujo es comunicar cómo funciona un proceso o debería funcionar sin ningún tipo de confusión técnica. Comprender los principales usos de los diagramas de flujo puede ayudar a su empresa a funcionar a niveles máximos.

Definir un proceso de trabajo

Uno de los usos más importantes de los diagramas de flujo es representar a través de imágenes cómo se realiza un proceso de principio a fin, generalmente en orden secuencial. Un diagrama de flujo del proceso se usa a menudo en la capacitación para documentar un proceso existente o para evaluar la eficiencia de ese proceso. Por ejemplo, si no está seguro de si un proceso específico vale o no el tiempo y el esfuerzo, un diagrama de flujo del proceso puede revelar cuellos de botella o duplicación de tareas. Puede agregar símbolos a su diagrama de flujo de proceso en el que cada símbolo representa a una persona o grupo responsable de una tarea, decisión o resultado. Su equipo de administración puede determinar si un equipo está demasiado extendido o si algunos equipos no son necesarios para el proceso.

Evaluar el tiempo de las tareas

Otro propósito importante de los diagramas de flujo es identificar cuánto tiempo lleva completar cada tarea en un proceso específico. Normalmente, estos gráficos son lineales y se leen de izquierda a derecha. Puede agregar columnas al cronograma para indicar cómo cronometra cada tarea para que pueda evaluar las tareas dentro del proceso en relación con el tiempo. Esto es especialmente útil cuando está analizando tareas y procesos orientados a la fecha límite porque la tabla muestra las áreas en las que las tareas requieren más eficiencia y las áreas en las que la finalización de una tarea depende de la finalización de otra tarea. Los diagramas de flujo que analizan el tiempo son especialmente útiles cuando se requieren varios equipos en un proyecto, y la comunicación es esencial para completar ese proyecto. Comprender cuánto tiempo lleva cada proceso ayuda a los miembros del equipo a comprender cómo aprovechar mejor su día laboral.

Solucionar problemas y solucionar problemas

Es difícil corregir errores y problemas en el flujo de trabajo, si no sabes qué salió mal y en qué etapa del proceso salió mal. Es por eso que la resolución de problemas es un propósito vital del diagrama de flujo. Para diseñar un diagrama de flujo de resolución de problemas, normalmente comienza identificando el problema y escribiendo ese problema en un cuadro en la parte superior del diagrama de flujo. Luego, dibujaría una flecha hacia los cuadros que tienen diferentes razones posibles para ese problema, y ​​luego los cuadros para las posibles soluciones, en función del problema que haya identificado. Por ejemplo, si ha identificado el problema como insatisfacción con su proceso de servicio al cliente, entonces encontrará diferentes razones para esa insatisfacción, que podrían incluir largos tiempos de espera de llamadas telefónicas, insatisfacción con los tiempos de entrega, insatisfacción con el conocimiento de sus representantes de servicio al cliente o la percepción de que sus representantes son groseros e inútiles. Debajo de cada una de estas casillas, desarrollaría una posible solución que aborde específicamente la razón por la que sus clientes no están contentos. Este es solo un ejemplo de cómo crear un diagrama de flujo de resolución de problemas. A algunos propietarios de negocios les gusta usar un modelo verdadero o falso en el que los problemas se resuelven en base a simples afirmaciones verdaderas o falsas que están escritas en cuadros en el cuadro.