Cómo escribir una carta de retención de crédito a un cliente

Cuando un cliente no ha pagado su factura y luego continúa utilizando el crédito en su negocio, es necesario que el propietario de la pequeña empresa se involucre y tome medidas. Mientras el cliente no haya pagado más de 30 días y no haya respondido a ninguna consulta o solicitud de pago, el propietario de una empresa puede suspender su crédito hasta que se resuelva el problema. El cliente deberá ser informado por escrito de esta decisión.

1.

Referencia el número de cuenta y la situación. Incluya el número de cuenta en su comunicación para la referencia de su cliente. Recuérdele que ha solicitado el pago varias veces y que todavía no le ha respondido. Indique el monto adeudado a su compañía en esta sección.

2.

Informarle educadamente que su crédito está ahora en espera. Explique a su cliente que, debido a esta situación, ya no podrá otorgarle crédito en su lugar de negocios. Sea profesional en su redacción, incluso si está molesto con ese cliente en particular. Esta es una carta de "sólo los hechos".

3.

Incluir una solución al problema. Ahora que ha informado al cliente sobre el problema, ofrezca su solución al problema. Establezca un tiempo específico, generalmente dentro de un cierto número de días de haber recibido la carta, para realizar el pago completo de lo que debe. Si ella hace esto, infórmale que la retención será levantada.

4.

Explique su posición. Los clientes a menudo piensan en las empresas como corporaciones sin rostro. Explique que, si bien no desea suspender su crédito, en este momento no tiene otro recurso. Sea cortés y hágale saber que la situación simplemente no podría continuar.

5.

Termina la letra positivamente. En lugar de arruinar al cliente, concluya la carta con una declaración de que está seguro de que corregirá los asuntos y que la falta de pago fue simplemente un descuido. Puede estar lejos de la verdad, pero en el caso de que se trate de un simple malentendido, el cliente no se enajenará.