Cómo escribir para comunicarse con los empleados

A medida que la popularidad del correo electrónico ha aumentado, las habilidades de comunicación escritas han disminuido. Si bien puede estar entregando una comunicación breve e informal a un empleado, ciertas reglas aún se aplican. No importa lo que tenga que decir, si no lo escribe de manera clara y profesional, su mensaje podría perderse en la traducción. Aprender a escribir para comunicarse con los empleados es una habilidad importante que cualquier dueño de una pequeña empresa puede dominar.

1.

Diríjase a los empleados correctamente. Asegúrese de que esté escribiendo correctamente su nombre y evite el uso de "querida" o de la Sra., La Sra. O el Sr. excesivamente formal. Por lo general, solo usar su primer nombre debería ser suficiente con la mayoría de las comunicaciones laborales. Si bien no es necesario, también es útil tener una introducción muy breve que desee al empleado un buen día o hacer algún comentario personal que aún sea profesional. Esto ayuda a los empleados a sentirse más valorados.

2.

Incluya el punto principal de su correo electrónico en el primer párrafo. El empleado promedio es bombardeado con varias piezas de información al día y esto puede llevar a que se reduzca la comunicación escrita. Debe comunicar su punto dentro del primer párrafo del correo electrónico y luego usar el cuerpo restante para solidificar aún más lo que tiene que decir.

3.

Que la información importante se destaque. Si un proyecto vence en una fecha determinada, asegúrese de especificar esa fecha y colocarla en un área del correo electrónico donde se destaque. Por ejemplo, en lugar de enterrar la fecha de vencimiento en un párrafo, indique la fecha en su propia línea en el correo electrónico. Esto ayudará a llamar la atención sobre esta información. Si bien puede usar letras en negrita o color de fuente, esto puede llevar a un correo electrónico de aspecto no profesional.

4.

Mantener un equilibrio entre amigable y profesional. Si bien a los empleados les gusta sentir que son importantes para una empresa y que son muy apreciados, ser demasiado informal o personal en un correo electrónico puede erosionar su posición como el "jefe".

5.

Recuérdele al empleado lo que necesita que haga en el párrafo final. Una vez más, muchas personas hojean comunicaciones escritas. Prestan atención a quién es, el principio y el final. Reitera los puntos necesarios en el párrafo final.

6.

Use una declaración de cierre apropiada. Si no incluye un "Gracias" (su nombre) o una declaración de cierre similar, su correo electrónico puede ser interpretado como demasiado brusco. Recuerde, los empleados desean sentirse apreciados y este es el lugar perfecto para incluir una pequeña nota para dejarlos Sabes que aprecias sus esfuerzos.