Cómo escribir una carta introductoria de negocios

En el mundo actual de las comunicaciones electrónicas instantáneas, la carta comercial pasada de moda a menudo se pasa por alto. Una presentación de ventas bien escrita o una introducción presentada en su membrete puede sobresalir en un escritorio, crear una conexión más personal con un cliente potencial y entregar mejor su mensaje que un correo electrónico más lleno de la bandeja de entrada de un ejecutivo ocupado. Comprender los elementos importantes de una carta comercial puede ayudarlo a elaborar mejores presentaciones, exponer su punto de manera rápida y eficaz y poner su pie en la puerta con un nuevo cliente o cliente.

Organiza tu mensaje

El primer paso para escribir una carta que le presente a un posible socio comercial consiste en organizar lo que incluirá en la carta y decidir en qué orden presentará su información. Piense en la razón por la que el destinatario de su carta querrá leerla, en lugar de la razón por la que desea enviarla. Esto significa determinar los beneficios que su cliente potencial puede obtener trabajando con usted, en lugar de presentar las características o los precios de su producto. Clasifique los elementos informativos que desea incluir para que sepa qué debe omitir si su carta comienza a ser demasiado larga. Intente limitar su carta a una página para evitar presentar demasiada información.

Apertura

Comience con una oración que tenga un gran impacto y haga que el lector quiera descubrir la información que tiene para ella. Esto puede incluir hacer una pregunta que solo puede responderse a su favor, por ejemplo, "¿Le gustaría reducir sus costos de envío en un 15 por ciento?" Puede comenzar con una estadística: "Más del 80 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas también pagan mucho por el envío por la misma razón ”. Su oración principal debe demostrar una necesidad o problema que tenga el lector, quien querrá continuar encontrando la solución que está ofreciendo. Mantenga su párrafo inicial en dos o tres oraciones cortas que formen parte de un punto general, pero no proporcionen una respuesta. No cometa el error de abrir una carta hablando de usted mismo: "Durante más de 25 años, ABC Co. ha prestado servicios en el área metropolitana ..."

Presente sus beneficios

Una vez que haya despertado el interés de su lector al demostrar una necesidad o problema, ofrezca una solución concreta. Hazlo lo más específico posible a la situación del lector. Indique cómo ofrece la solución y dé un ejemplo de una empresa similar a la que ayudó. Mantenga esta sección breve: cuanto menos información proporcione, más necesitará llamarle el lector. Presente suficiente información para convencer al lector de que puede resolver su problema, pero no entre en detalles sobre cómo hacerlo. El propósito de su carta es generar una llamada de ventas donde puede hacer una presentación más detallada.

Llamada a la acción

Termina el cuerpo de tu carta con un llamado a la acción. Dígale al lector que le gustaría hablar con él esta semana y dígale que llamará a su asistente para programar un horario para reunirse. Dirija al lector a su sitio web y proporcione su número de teléfono en caso de que desee más información más pronto que tarde. No deje que el cliente se ponga en contacto con usted "si está interesado". Su carta debe aclarar que el lector debe estar interesado y debe obtener más información.

Añadir un PostScript

Termina cada carta introductoria con un mensaje postscript. Esto se destaca en la página y muchos lectores se sienten atraídos por ella antes de comenzar a leer el cuerpo principal de la carta. No convierta esto en una línea desechable, como "Estoy ansioso por hablar con usted". Incluya una información que desee destacar, como por ejemplo, "Nuestros camiones de reparto utilizan el rastreo por GPS para proporcionarle 24 / 7 acceso a la ubicación de sus pedidos ".