Cómo escribir un correo electrónico a sus empleados

Los avances tecnológicos han tenido un profundo efecto en la forma en que las pequeñas empresas realizan operaciones y se comunican con los empleados. Uno de estos avances, el correo electrónico, proporciona un medio de comunicación rápido y económico para empresas de todos los tamaños. El correo electrónico permite la comunicación masiva entre todos los empleados y la comunicación dirigida dirigida a empleados específicos. Al usar el correo electrónico para comunicarse con los empleados, los gerentes y supervisores deben tener en cuenta varios factores.

1.

Escriba una línea de asunto que llame la atención y especifique la razón exacta del correo electrónico. Por ejemplo, al enviar un mensaje de correo electrónico sobre una próxima reunión, coloque el tipo específico de reunión en la línea de asunto, como una reunión de equipo o una reunión de marketing. Esto puede ayudar al destinatario a priorizar las comunicaciones por correo electrónico. La elección de un mensaje de línea de asunto preciso y detallado también facilitará que el destinatario encuentre el mensaje cuando busque correos electrónicos en una fecha posterior.

2.

Envíe un correo electrónico separado para cada tema que desee abordar. Esto le permitirá mantener cada correo electrónico directo y al punto. Limitar cada correo electrónico a un tema también permitirá que el destinatario se centre en el mensaje en cuestión y les permita archivar el correo electrónico en una carpeta electrónica designada para cada tema, como reuniones, solicitudes y actualizaciones de políticas.

3.

Manténgase alejado de las palabras elegantes y los términos técnicos para ayudar a mantener la comunicación simple y concisa. Abstenerse de usar un término complejo o una descripción cuando un enfoque simple servirá para el mismo propósito.

4.

Siga las reglas básicas de cortesía profesional cuando envíe un correo electrónico a los empleados. Diríjase al destinatario de manera profesional y cierre cada correo electrónico con un agradecimiento u otro cierre apropiado. Use el corrector ortográfico y revise el correo electrónico para verificar su exactitud antes de enviarlo.

5.

Solicite una respuesta del destinatario, si es necesario. Proporcione detalles relacionados con el tipo de seguimiento que necesita, cómo espera recibirlo y cuándo necesita una respuesta.