Cómo arreglar un balance de prueba incorrecto

Al final del mes, cuando es hora de equilibrar los libros contables y prepararse para el próximo período contable, uno de los primeros pasos es compilar un balance de prueba. A partir de ese momento, puede completar el resto del proceso contable. Sin embargo, si hay errores en el balance de prueba, hasta que localice y corrija esos errores, no podrá avanzar. Saber cómo manejar los errores del balance de prueba y su corrección requiere práctica y paciencia, pero se puede hacer.

¿Qué es un balance de prueba?

El balance de prueba es el primer intento de una entidad comercial para equilibrar sus libros cuando finaliza un período contable. Toma los saldos finales de cada cuenta del libro mayor. Los saldos del libro mayor se componen de contabilizaciones de los asientos de diario generales que se realizan a lo largo del período contable, y esos asientos contables son el historial de lo que hizo el negocio durante el período contable. Si se hace correctamente, el lado de débito del balance de prueba será igual al lado de crédito. Si no son iguales, entonces es necesario que se realice una investigación para encontrar el error para que el proceso de contabilidad pueda continuar.

Cómo ocurren los errores

Uno de los errores más comunes que se producen al compilar un balance de prueba es cambiar los números. Los errores de transposición en un balance de prueba ocurren cuando dos números se intercambian por error. Por ejemplo, $ 675 se ingresa como $ 657, o $ 989 se ingresa como $ 899. Otro error común es la publicación en el libro mayor incorrecto, que elimina los saldos del libro mayor en dos cuentas diferentes. Una tercera posibilidad es que algunas cuentas se omiten accidentalmente cuando se crea el saldo de prueba.

Cómo encontrar y corregir errores

La forma más fácil de comenzar es volviendo sobre los pasos del balance de prueba. Mire los saldos del libro mayor y compárelos con la cantidad contabilizada en el saldo de prueba. Si estos números coinciden, una vez más agregue las columnas de débito y crédito. Si los números no cambian, entonces puedes probar el truco de transposición. Si la diferencia entre los totales de débito y crédito es divisible por 9, existe la posibilidad de que se haya transpuesto un número en algún momento. Por ejemplo, si el lado de débito es igual a $ 6549 y el lado de crédito es de $ 6459, la diferencia es de $ 90, que es divisible entre nueve. Si este es el caso, tendrá que echar un vistazo más de cerca a las entradas del libro mayor y compararlas con las entradas generales del diario. Comience con los libros de contabilidad con la mayoría de las transacciones, como Efectivo o Ventas, luego trabaje en los demás, hasta que encuentre el error.

Menos errores con el software

Aunque el software de contabilidad computarizado no es perfecto, definitivamente ayuda con problemas como errores en un balance de prueba. En muchos casos, tan pronto como se comete el error, el software lo alertará. Si comete un error en el diario general, el software puede detectar la falta de una entrada coincidente. Por ejemplo, si carga las ventas en efectivo por $ 450 y las ventas a crédito por $ 550, el software notará que a las cuentas de efectivo o de ventas les falta una transacción correspondiente. Por lo tanto, si aún está haciendo la contabilidad a la antigua, usando revistas escritas a mano y libros de contabilidad, puede considerar cambiar a un sistema computarizado. Las salvaguardas, los controles y los saldos hacen que el proceso de completar el proceso de contabilidad al final del período sea mucho más fácil y, además, mucho más rápido.