Cómo establecer una mesa de ayuda interna

Tener una mesa de ayuda interna puede ayudar a aumentar la productividad en toda la organización al mantener las computadoras y otros dispositivos técnicos funcionando sin problemas. El factor más importante cuando se decide agregar un departamento de soporte técnico interno suele ser el costo. Sin embargo, cuando los empleados pueden realizar sus trabajos con pocas interrupciones técnicas, el nuevo departamento se amortiza rápidamente. La confianza de los empleados puede aumentar si los empleados sienten que un equipo de soporte competente está satisfaciendo sus necesidades técnicas.

1.

Determine las funciones específicas de la Mesa de Ayuda, como los tipos de problemas, las computadoras o la maquinaria que cubrirá. En la medida de lo posible, identifique cada empleado y las necesidades informáticas que puedan surgir dentro de esos parámetros. Tener una idea realista de los tipos de consultas que recibirá el servicio de asistencia puede ayudarlo a planificar y presupuestar mejor.

2.

Calcule su presupuesto para determinar la cantidad de personal y los costos operativos para el servicio de asistencia. Cree dos presupuestos diferentes: uno para los costos iniciales iniciales y otro para la tarifa mensual fija. Incluir los costos de entrevistas y capacitación en el presupuesto inicial. Los gastos mensuales deben incluir los costos de los beneficios de los empleados junto con el salario.

3.

Alinee las necesidades del departamento con su presupuesto para determinar la estructura. En función de lo que pueda pagar, determine cuántos empleados tendrá dentro del departamento y sus funciones. Decida si el departamento necesita un asistente administrativo, por ejemplo, o más de un gerente. Lo más importante es analizar si la cantidad de personal contratado será suficiente para apoyar a la empresa.

4.

Establecer lineamientos para el departamento. Por ejemplo, posiblemente todas las solicitudes entrantes pasarán por un coordinador de la Mesa de Ayuda. Decida cómo realizará el seguimiento y el seguimiento de cada solicitud para asegurarse de que todos los problemas se resuelvan de manera oportuna.

5.

Investigue el software del sistema Help Desk, si decide utilizar uno. Estos programas de software, como TechExcel ServiceWise, FrontRange Solutions y Epicor, organizan tickets abiertos, rastrean el progreso y analizan tendencias. El costo del software varía, según la compañía y el paquete adquirido. Elija el software que se ajuste a su presupuesto, pero que también permita que el departamento crezca en tamaño y alcance.

6.

Entrevistar candidatos para trabajar en el departamento de Help Desk. Contrate solo a personas que tengan experiencia que satisfaga las necesidades de su empresa. Extiende ofertas a aquellos que creas que son los más talentosos y capaces.

7.

Documentar todos los protocolos y procedimientos en una nota. Distribuya la nota a los empleados para que sepan cómo acceder a los servicios de la Mesa de Ayuda.