Establecimiento de metas para el personal administrativo

En entornos empresariales que van desde la empresa hasta la fabricación, el personal administrativo puede ser un elemento clave de la funcionalidad de una empresa. El personal administrativo a menudo se encarga de las tareas de la empresa "front-end", como saludar a los clientes, contestar los teléfonos, filtrar el correo y mantener la correspondencia. Al igual que con cualquier división en una pequeña empresa, la fijación de objetivos en un departamento administrativo es importante por una variedad de razones.

Importancia

Para que las pequeñas empresas alcancen los objetivos generales de la empresa, es imperativo que la mayoría de los departamentos comerciales, incluida la división administrativa, tengan objetivos claramente definidos establecidos por los gerentes de nivel medio o superior. Estos objetivos pueden ayudar a mantener a cada administrador, así como a su equipo administrativo general, en la senda de lograr los objetivos individuales y de toda la compañía. Las metas también son importantes porque pueden impulsar a los empleados a la acción y mejorar la eficiencia dentro de su división administrativa.

Tipos de objetivos

Los tipos de objetivos que establezca para su personal administrativo pueden variar según cada función administrativa. Por ejemplo, los objetivos para su recepcionista pueden incluir la distribución y preparación de todo el correo entrante y saliente de manera oportuna, incluido el registro de paquetes con servicios de transportistas y la notificación a los destinatarios de todos los paquetes entrantes. Otros objetivos para el personal administrativo pueden incluir el mantenimiento de archivos, el procesamiento de documentos, la supervisión de las funciones de apoyo administrativo, la planificación de los viajes para los ejecutivos de nivel superior y el mantenimiento de bases de datos específicas.

Motivación

Las metas son clave cuando se trata de motivar a los empleados a la acción. Sin metas claramente definidas que el personal administrativo pueda esperar cumplir, ya sea trimestral o anualmente, sus empleados pueden sentirse perdidos o confundidos en cuanto a lo que se espera de ellos. Comprender las expectativas de los objetivos puede afectar la motivación de los empleados para hacer un buen trabajo. Dicho esto, las metas mal planificadas o las que son demasiado vagas pueden desmotivar al personal administrativo. Comunique claramente qué objetivos se esperan de su personal administrativo y explique cómo estos objetivos se ajustan a la misión y los objetivos de la empresa.

Realización y medición

Para asegurarse de que sus objetivos administrativos sean factibles y se ejecuten correctamente, mida la frecuencia y la forma en que se logran. Por ejemplo, su personal puede lograr los objetivos a tiempo, pero los resultados pueden no estar a la altura del "buen trabajo". Por otro lado, su personal administrativo puede no cumplir con los plazos y demorarse más en alcanzar los objetivos, pero al final puede ejecutar tareas sin fallas. En cualquiera de estos casos, es posible que deba evaluar si los objetivos que realizó fueron realistas y alcanzables en primer lugar. Esto le permitirá establecer objetivos más prácticos en el futuro.