Cómo documentar el cronograma de un asunto de negocios

La documentación es una parte importante de cualquier negocio. Siempre surgen preguntas y problemas, y es útil tener papeleo como las hojas de inicio y cierre de sesión, los informes de incidentes y otros tipos de resúmenes de operaciones diarias para respaldar cualquier problema futuro que surja. Si un incidente resulta en una demanda, un proyecto se desvía o un programa de software en desarrollo falla una prueba, la creación de una línea de tiempo con documentación es parte del procedimiento de análisis de la causa raíz.

Análisis de la causa raíz

Cuando aparece un problema, puede que solo sea un síntoma del problema real. El análisis de la causa raíz es un método para tomar un problema y retroceder en el tiempo y el proceso para encontrar lo que precipitó una cadena de eventos que llevaron al problema. El análisis de la causa raíz desarrolla una línea de tiempo a través del examen de causa y efecto, comenzando con el problema que se investigará.

¿Que pasó?

Comience con el problema visible, que puede considerarse un síntoma de la causa raíz. Una descripción detallada completa del problema en términos de elementos físicos, humanos y operativos puede revelar un lugar para comenzar a buscar la causa del problema. Lleve estos tres elementos en su línea de tiempo y tome notas sobre las posibles causas de la parte de cada elemento en el problema que se está investigando. Se puede determinar una causa clara sin más análisis, pero si no, llevar la relación de causa y efecto para cada elemento hasta el momento en que se revela la causa garantiza que no le falte un problema secundario que pueda haber contribuido.

¿Por qué sucedió?

Documente la fecha, la hora y la descripción de cualquier factor físico, humano u organizativo que haya provocado el problema. Determine exactamente lo que precedió al problema en términos de causas físicas, como la falla de una entrega, la indisponibilidad de una máquina clave o el mal funcionamiento de un programa informático importante. Luego mire cómo la participación humana figuró en el tema. Si un proyecto se desvió del camino, por ejemplo, podría ser debido a la ausencia de un participante, la información se entregó tarde o alguien cometió un error. Compruebe las causas organizativas que contribuyeron al problema, como un cambio en la política, retrasos o malentendidos causados ​​por fallas en la comunicación jerárquica.

¿Cuál es la raíz de la causa?

Es posible que tenga que llevar su análisis a través de varias capas de causa y efecto antes de encontrar al verdadero culpable. También puede encontrar que una serie de problemas secundarios relacionados con problemas físicos, humanos u operacionales contribuyeron al problema en cuestión. La documentación de cada instancia en su línea de tiempo y la recopilación de toda la documentación relacionada con esa instancia proporcionará una base para su decisión con respecto a qué resolverá el problema y cómo crear la solución. Una decisión errónea durante una sesión de planificación de políticas podría haber llevado a lo largo del tiempo al problema que está investigando, y su cronograma proporciona una hoja de ruta para corregir los efectos de la decisión incorrecta desde que se tomó.