Cómo hacer un inventario de fin de año

Almacenar mercancía es un activo y su valor debe determinarse con precisión al final del año. La valoración correcta es esencial para preparar un estado de pérdidas y ganancias válido. Los inversores no estarán satisfechos con nada menos y tampoco lo hará el Servicio de Impuestos Internos. Si bien un buen inventario de fin de año para una tienda no es ciencia espacial, aún requiere una planificación cuidadosa y una ejecución disciplinada.

Organizarse

Los almacenes y las áreas de almacenamiento pueden ensuciarse en el transcurso de un año. Los artículos de exhibición, los bienes dañados y los artículos desactualizados pueden acumularse, lo que dificulta el conteo exacto de existencias. Limpiar y organizar con anticipación ayuda a acelerar el proceso de inventario y minimizar los errores de conteo. Etiquete y reserve el stock que debe ser dado de baja o devuelto a un proveedor.

Estación de preparación

Divida las áreas de exhibición y almacenamiento en secciones lo suficientemente pequeñas para que cuente un equipo de dos personas. Dibuja un diagrama con cada sección etiquetada. Asigne una persona por equipo para contar y etiquetar la mercancía y otra para registrar el recuento. Organice una sesión de capacitación para los empleados que realizan el inventario físico y muéstreles cómo etiquetar el inventario contado y registrar los conteos. Las etiquetas de inventario y las hojas de conteo están disponibles en la mayoría de las tiendas de suministros de oficina.

Recuentos previos

Un inventario puede causar estragos en las operaciones comerciales normales. Cuando el conteo físico puede llevarse a cabo durante horas, la tienda normalmente está cerrada, esto no es un problema. De lo contrario, se enfrentará a una opción poco atractiva: perder ventas al cerrar o trabajar en torno a las actividades comerciales normales, lo que puede incomodar a los clientes. Para mantener las interrupciones al mínimo, cuente de antemano la mayor cantidad posible de los productos disponibles. Esto puede incluir mercadería antigua o no vendible previamente reservada, reservas de stock y bienes que no se requieren de inmediato. Los artículos precontados se deben etiquetar y se debe indicar al personal que no los use hasta que se haga el inventario.

Proceso de inventario

Para evitar perder o duplicar registros de mercaderías contadas, designe a una persona para repartir y recoger hojas de conteo y etiquetas de inventario. Los miembros de cada equipo de conteo deben firmar las hojas de conteo completas antes de entregarlas. Si los equipos son responsables de varias secciones, haga que completen una antes de comenzar la siguiente. Asigne un supervisor o designe a un empleado para que revise los conteos contando partes de cada sección. Si la tienda debe permanecer abierta, minimice el movimiento de existencias al suspender el envío y las actividades de recepción.