Cómo cambiar los impuestos estatales de los empleados

Solo los estados de Florida, Alaska, New Hampshire, Nevada, Dakota del Sur, Texas, Wyoming, Washington y Tennessee no requieren que los empleadores retengan el impuesto estatal sobre la renta de los cheques de pago de los empleados. Cuando se aplica el impuesto estatal sobre la renta, en muchos casos, el procedimiento de retención es similar a la retención del impuesto federal sobre la renta; pero en lugar de usar el Formulario W-4 y las tablas de retención de impuestos del IRS, el empleador usa el formulario de retención de estado del empleado y las tablas de retención de impuestos del estado. Aplique los requisitos de la agencia de ingresos de su estado para cambiar la información de impuestos estatales de un empleado.

1.

Examine el formulario de retención del estado del empleado para el cambio para determinar el cambio solicitado. Por ejemplo, si un empleado de Georgia presenta un nuevo certificado de asignación de retenciones para empleados de Georgia, el cambio de su estado civil para presentar la declaración de soltero a jefe de familia y sus dependientes de tres a cuatro, las líneas 3E y 4 deben completarse en consecuencia.

2.

Asegúrese de que el empleado complete correctamente el formulario antes de realizar el cambio. Específicamente, no acepte un formulario de retención inválido. Por ejemplo, si el empleado está cambiando su estado de retención de casado con tres asignaciones para eximir, solo debe marcar la casilla de exención. En este caso, si el estado de presentación, los permisos y las casillas exentas están marcados, el formulario no es válido. Continuar reteniendo las condiciones de retención anteriores del empleado hasta que presente un formulario válido.

3.

Cambie la información de impuestos estatales del empleado de acuerdo con su sistema de nómina. Los procedimientos de nómina varían de acuerdo con el software de nómina utilizado; sin embargo, en todos los casos, el sistema requiere que acceda al registro de impuestos de nómina del empleado para realizar el cambio. El software calcula la retención del empleado en función de la información ingresada recientemente. Si su nómina es manual, use la nueva información de retención al calcular manualmente su próximo cheque de pago.

4.

Presente la forma de cambio de retención del empleado en su archivo de nómina.

Propina

• Póngase en contacto con la agencia de ingresos de su estado si no está seguro de los procedimientos de retención de impuestos sobre el ingreso de su estado o para obtener aclaraciones sobre el cambio que un empleado presentó.