Principios GAAP para procedimientos de control interno
Los principios de contabilidad generalmente aceptados de la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (GAAP, por sus siglas en inglés) establecen las normas de contabilidad que debe seguir una compañía de los Estados Unidos. Los controles internos están diseñados para evitar fraudes y errores administrativos que pueden comprometer la precisión de los estados financieros de una empresa. Los controles internos sólidos también pueden reducir las pérdidas por robo de activos de la compañía e identificar a los empleados con bajo rendimiento. La compañía debe implementar estos controles antes de proporcionar información financiera a auditores externos, prestamistas o inversionistas.
Segregación de deberes
La separación de tareas entre diferentes empleados reduce la oportunidad de que cualquier persona cometa fraude. También crea procedimientos de doble verificación para reducir los errores administrativos. El empleado que maneja el mantenimiento de registros no debe tener la custodia física del activo. Por ejemplo, la persona responsable de las conciliaciones bancarias no debe recibir pagos de los clientes ni preparar los depósitos bancarios.
Acceso
Los controles físicos aseguran que solo los empleados autorizados puedan acceder a los activos de la compañía. Algunos controles comunes incluyen cajas de seguridad para caja chica, tarjetas de acceso para almacenes y códigos de acceso únicos para empleados que utilizan cajas registradoras. Estos controles también pueden ser digitales, como requerir una contraseña para acceder al sistema informático de la empresa.
Autorización
Su compañía también debe desarrollar procedimientos escritos específicos para transacciones financieras, incluida una lista de las personas con autoridad para aprobar cada tipo de transacción. Puede enumerar las transacciones estándar y los montos aceptables, y luego requerir la aprobación del gerente para superar estos límites. Las aprobaciones deben revisarse para garantizar que los gerentes no permitan transacciones fraudulentas. Las transacciones importantes pueden requerir la aprobación de más de una persona. Por ejemplo, puede permitir que todos los empleados ejecuten órdenes de compra de menos de $ 5, 000 y requieren la aprobación del gerente por cualquier monto que supere esto. El nivel de antigüedad requerido para la aprobación debe aumentar a medida que aumenta el monto en dólares.
Mantenimiento de registros
Todos los estados financieros deben estar respaldados por informes del libro mayor o cronogramas adicionales. También puede reducir el fraude y los errores accidentales utilizando formularios estandarizados para transacciones financieras siempre que sea posible, como pedidos de compra o facturas de venta. Estos formularios deben estar numerados secuencialmente para que pueda identificar los formularios faltantes en la secuencia o los formularios nuevos que se usan para retroactualizar una transacción sin documentar previamente.
Verificación
Un supervisor debe revisar periódicamente la exactitud de todas las cuentas clave del libro mayor. El supervisor debe ser un empleado que no haya participado en la preparación del informe. Algunas compañías también emplean auditores internos para verificar la aprobación del supervisor. El empleado revisor debe firmar y fechar el documento como prueba de su aprobación. Los supervisores también deben mirar las métricas financieras relevantes para encontrar áreas que puedan estar experimentando problemas de eficiencia. Esto puede ser una indicación de fraude o transacciones registradas incorrectamente.
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