Acerca de la gestión de recursos humanos basada en la electrónica

Las carpetas de Manila, los documentos en papel, las fotocopiadoras y los archivadores de acero se convierten en algo del pasado cuando una empresa implementa la gestión electrónica de recursos humanos. La gestión electrónica de recursos humanos, también conocida como E-HRM, utiliza tecnología basada en la web para crear un sistema de información de recursos humanos. Si bien las empresas muy pequeñas o nuevas pueden encontrar la implementación de E-HRM innecesaria o simplemente demasiado costosa, muchos reconsideran después de alcanzar un umbral de alrededor de 100 empleados. Sin embargo, cualquier propietario de una pequeña empresa que esté considerando remotamente el E-HRM debe, sin embargo, comprender completamente las características, ventajas, limitaciones y opciones para la implementación antes de decidir si invertir en un sistema de E-HRM.

Conceptos básicos

A medida que una pequeña empresa crece, incluso el propietario o empleado de Recursos Humanos más bien organizado puede sentirse abrumado con la administración y el mantenimiento de un sistema de Recursos Humanos manual. Demasiado trabajo y poco tiempo pueden ser la causa de errores en los datos, retrasos en la contratación y capacitación de nuevos empleados y, en el peor de los casos, falta de atención a los controles internos de Recursos Humanos. E-HRM tiene el potencial de cambiar la forma en que funciona el departamento de recursos humanos mediante la automatización de algunos o todos los procesos de recursos humanos. Esto incluye pero no se limita a procesos como la previsión, el reclutamiento, la selección, la gestión del rendimiento, la planificación del flujo de trabajo y la compensación de los empleados. La automatización también puede garantizar que una pequeña empresa cumpla constantemente con los controles internos de seguridad y privacidad.

Tipos, objetivos y herramientas

E-HRM se puede implementar en su totalidad o en parte según el tipo y los objetivos. El E-HRM operacional se centra en las tareas administrativas de recursos humanos, como la nómina, la gestión de información de los empleados y las solicitudes de vacaciones o tiempo libre. El E-HRM relacional apoya las directivas de reclutamiento, contratación y capacitación, y ayuda al propietario de la empresa o a los gerentes de departamento con la gestión del desempeño de los empleados. La E-HRM transformacional se centra en objetivos estratégicos, como la gestión del conocimiento y la previsión de recursos humanos. Cada función utiliza herramientas basadas en la web, como una base de datos de información para empleados, juntas de trabajo electrónicas en un sitio web profesional o de negocios, evaluaciones de contratación en línea y aprendizaje electrónico y capacitación electrónica disponible para empleados potenciales, empleados actuales, gerentes de departamento y propietarios de negocios. .

Costos vs. Beneficios

El costo total de comprar, instalar, realizar capacitación y mantener un sistema de E-HRM varía considerablemente. Por ejemplo, CostOwl.com informa que el costo de un sistema básico de Recursos Humanos para una empresa muy pequeña puede costar alrededor de $ 1, 000. Los sistemas cliente-servidor más complejos que requieren tarifas de licencia de software comienzan en unos $ 40 a $ 100 por usuario para una empresa con 50 empleados. Sin embargo, los costos totales aumentan a alrededor de $ 200 a $ 300 por usuario, a medida que aumenta la complejidad de un sistema de E-HRM. Al evaluar los costos de compra directa, es importante considerar también los ahorros de costos directos e indirectos y los beneficios para el negocio. Los ahorros de costos directos, como los costos de mano de obra, almacenamiento y seguridad, pueden, en algunas empresas, palidecer en comparación con los beneficios que la empresa puede experimentar a través de una mayor eficiencia y productividad.

Limitaciones y consideraciones

Al desarrollar una comprensión completa de E-HRM, también es importante considerar las limitaciones de E-HRM. Además de las consideraciones de costos directos, que a su vez pueden ser factores limitantes significativos, también puede haber una mentalidad, familiaridad con la tecnología y limitaciones de confianza a considerar. Uno de los más significativos es la mentalidad que algunos pueden tener acerca de pasar de un entorno de recursos humanos cara a cara a uno virtual. E-HRM, de hecho, despersonaliza los recursos humanos al menos en cierta medida y es una limitación que debe superarse para garantizar el éxito. También puede estresar o alienar a los empleados que no estén familiarizados con las computadoras o la tecnología basada en la web. Crear un entorno en el que los empleados se sientan seguros y que proteja la seguridad y privacidad de la información personal puede, sin controles internos sólidos y efectivos, ser un factor limitante significativo.