Las Directrices sobre Manuales de Procedimientos de Escritura

Los manuales de procedimientos son herramientas útiles para una variedad de entornos de empleo. Ya sea que los empleados necesiten saber cómo operar la copiadora o cómo completar la capacitación de salud y seguridad requerida, un manual de procedimientos puede ofrecer una descripción general de los pasos. Muchos empleadores diseñan manuales combinados de “políticas y procedimientos”, pero es importante reconocer la distinción: las políticas reflejan las reglas, mientras que los procedimientos reflejan los procesos y cómo completarlos. Al armar un manual de procedimientos efectivo, es esencial enfocarse en el procedimiento en sí mismo y proporcionar la información que será más útil para los empleados para lograrlo.

Calidades

Un manual de procedimientos debe ser fácil de leer y usar. Un manual de procedimientos que requiera su propio manual de procedimientos solo para leerlo no es de mucha utilidad para ningún empleado. Además, el manual de procedimientos debe ser coherente en todos los elementos, incluidos el estilo, el diseño y la información. Un manual de procedimientos está diseñado para ayudar a otros a completar una tarea determinada, por lo que debe escribirse con los lectores en mente. Los procesos que se describen deben ser claros y lógicos, para que todos los lectores puedan seguir el procedimiento sin dificultad.

Caracteristicas

Los manuales de procedimientos variarán en las características específicas, según el tipo de información que se detalla. Sin embargo, en su mayor parte, los manuales de procedimientos efectivos son aquellos que tienen un formato claro y consistente para que los lectores sepan cómo seguir el material. Los párrafos deben comenzar y terminar sin confusión, y los lectores no deben tener que preguntarse dónde termina un paso y dónde comienza otro. Al describir los pasos, los escritores deben usar verbos de acción fuertes para asegurarse de que los lectores sepan exactamente qué hacer, y deben ofrecer explicaciones y opciones cuando sea apropiado. Cualquier ícono, imagen o gráfico / tabla debe ser obvio para comprender y simple de seguir.

Estilo de escritura

El estilo de escritura para un manual de procedimientos debe basarse en un lenguaje claro y conciso. Toda la información del procedimiento debe ser precisa, y cualquier acrónimo debe aclararse con una explicación entre paréntesis, por ejemplo, la "Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA)". En los manuales de procedimientos que estarán en circulación durante algún tiempo, evite utilizar información específica que pueda quedar obsoleta rápidamente. Se debe evitar el lenguaje técnico y la jerga que no sean familiares para la mayoría.

Diseño

El diseño del manual de procedimientos dependerá en gran medida del tipo de procedimiento que se describe, pero algunas recomendaciones de diseño se aplican a todos los manuales de procedimientos. Un buen manual de procedimientos utiliza una gran cantidad de espacio en blanco. Es decir, el manual no está sobrecargado con la impresión, sino que ofrece una gran cantidad de sangrado y saltos de párrafo para evitar asustar al lector. Los manuales de procedimientos efectivos también tienen encabezados y subtítulos claros, así como cualquier otra etiqueta y descripción adecuadas para muchos puntos.

Responsabilidades

Los responsables de escribir manuales de procedimientos también son responsables de revisarlos periódicamente. Si el material se vuelve irrelevante, debe eliminarse o actualizarse. Si la información no es efectiva para ayudar a los empleados, el manual debe ser revisado y mejorado. Un manual de procedimientos es tan útil como el trabajo que permite a los lectores, y si el manual no lo hace, el escritor tiene la responsabilidad de cambiarlo.