Reglas GAAP para fondos de caja chica

El Consejo Federal de Normas de Contabilidad desarrolla los principios de contabilidad generalmente aceptados, o GAAP, que son aceptados y utilizados universalmente por contadores públicos certificados. Las empresas utilizan las reglas GAAP para garantizar prácticas coherentes y estándares éticos para la contabilidad financiera. Las empresas establecen fondos de caja chica para cubrir gastos de negocios pequeños e inesperados que surgen en el curso normal de las operaciones. Las reglas de caja chica de GAAP incluyen procedimientos para registrar transacciones, rastrear desembolsos y prevenir el mal uso del fondo.

Ubicación y personal designado

Las reglas GAAP recomiendan que los fondos de caja chica se mantengan en un lugar cerrado, como una caja de dinero o un cajón, con la documentación de las transacciones. Las empresas deben designar a un custodio del fondo de caja chica y designar a una persona diferente para que autorice o apruebe el desembolso de los fondos. Las reglas recomiendan a una tercera persona asignada para realizar las funciones de contabilidad, como la conciliación de caja chica y otras cuentas al final del mes. Las compañías muy pequeñas pueden usar otros controles internos para monitorear el uso de caja chica, como auditorías sorpresa de los fondos y la cuenta.

Monto del fondo y usos permitidos

La administración determina la cantidad de efectivo que se mantiene en el fondo de caja chica en función de cuánto necesita la compañía durante un período de un mes. El monto está representado en todo momento por el monto de efectivo en el fondo o por una combinación de efectivo y recibos de desembolsos. La gerencia determina los usos permitidos para los fondos de caja chica, como compras en efectivo pequeñas por debajo de cierta cantidad, suministros de oficina de reemplazo, gastos de envío, entrega y envío, y propinas.

La cuenta y los fondos

Después de crear una cuenta del libro mayor para caja chica, la compañía emite un cheque al custodio de caja chica por el monto del fondo de caja pequeña. Crear una cuenta separada de caja chica le permite a la empresa conciliar la cuenta de caja chica con otras cuentas de caja. El custodio cobra el cheque y coloca el dinero en efectivo en el lugar cerrado para los fondos de caja chica. El custodio del fondo envía un formulario de solicitud para reponer los fondos de caja chica. El formulario de solicitud se presenta con la prueba de que el efectivo restante en el fondo, la documentación de los desembolsos y el monto de reposición solicitado es igual al monto total establecido para el fondo de caja chica.

Desembolsos

Los custodios se aseguran de que se obtengan los recibos de todos los desembolsos. El uso de un registro ayuda a rastrear los desembolsos y proporciona información para registrar transacciones y conciliar cuentas. Los comprobantes numerados que incluyen el nombre del empleado, la fecha, el propósito de la solicitud y el tipo de gasto proporcionan la información necesaria y el mecanismo de seguimiento. El empleado devuelve el comprobante al custodio con las facturas, recibos y otra documentación de respaldo.

Grabando Transacciones

El cheque emitido al custodio de los fondos de caja chica se registra en el diario de desembolsos de efectivo como débito de caja chica y como crédito de caja. Los desembolsos de caja chica se registran en las cuentas de gastos correspondientes a lo largo del mes. Reponga los fondos de caja chica antes de completar los estados financieros de la compañía para el mes, de modo que la cantidad de dinero en efectivo de la caja chica coincida con el saldo registrado para la cuenta de caja chica. La cuenta del libro mayor de caja chica se registra como un activo corriente en el balance de la compañía.