Características de un sistema de nómina

Debido a que la nómina es tan compleja, puede quitarle horas a su negocio principal y provocar errores costosos, muchos propietarios de pequeñas empresas confían en sus contadores, sistemas de software automatizados o contratistas externos para que se encarguen de ello. Independientemente del servicio que elija, las funciones pueden y deben personalizarse para adaptarse a las necesidades de su negocio. Los sistemas de nómina más efectivos ofrecen ventajas en términos de tiempo, costo, precisión y organización.

Exactitud

Su sistema de nómina debe poder acomodar a sus empleados y sus diferentes horas de trabajo. Una vez que se haya implementado un buen sistema, tendrá un registro preciso de las horas de trabajo de sus empleados. Un sistema automatizado minimiza la posibilidad de un error humano, ya que el único factor real es si los empleados recuerdan registrarse y salir. Sin embargo, un contador o contable interno puede hacer correcciones fácilmente cuando los empleados se olvidan de cerrar la hora del almuerzo o cuando el reloj se descompone. El sistema de nómina funciona como un tercero neutral que registra con precisión las horas de trabajo cuando subcontrata sus funciones de nómina.

Deducciones

Los sistemas de nómina no simplemente registran las horas de trabajo y el pago. Deben configurarse para operaciones más complejas, como deducciones para fines de impuestos y beneficios. Entre los impuestos estatales y federales, Medicare y el Seguro Social, más el plan de beneficios al que contribuye cada empleado, se necesita una cantidad sustancial de cálculos. La mayoría de los sistemas de nómina se pueden personalizar para satisfacer sus necesidades de impuestos y beneficios y se pueden ajustar aún más para las circunstancias específicas de cada empleado. El personal interno de la nómina y los contratistas externos deben estar bien informados sobre las deducciones que exige la ley. Sin embargo, independientemente del sistema de nómina que utilice, usted es el responsable final de informar y pagar con precisión los impuestos sobre la nómina.

Mantenimiento de registros

Otra característica de un sistema de nómina es que puede usarse para mantener registros detallados y precisos. Estos registros se pueden almacenar en una base de datos principal en el sitio, en línea o en un centro de mantenimiento de registros externo. El mantenimiento de registros puede ayudarlo a controlar tendencias como la cantidad de horas extra que paga y la cantidad de empleados que participan en los planes de jubilación de su empresa. Los registros también aseguran que cumple con todas las leyes relevantes y puede prepararlo para una auditoría o cualquier otro tipo de investigación de su negocio cuando configura su sistema para monitorear esas actividades. Un sistema de nómina que almacena con precisión las horas también hace que la preparación de impuestos de fin de año sea más suave.

Racionalización

Un sistema automatizado de nómina puede ayudar a eliminar el trabajo ocupado al agilizar todo el proceso de programación, registro y pago. Los empleados pueden acceder a sus registros, imprimir talones de pago y, en algunos casos, solicitar solicitudes de tiempo libre a través de un sistema de nómina automatizado. Los sistemas de nómina efectivos de todo tipo se pueden estandarizar y simplificar con instrucciones avanzadas. Puede hacer que los administradores externos, los sistemas automatizados y los tenedores de libros internos depositen sus ganancias directamente en las cuentas bancarias de los empleados, eliminando la necesidad de que usted escriba cheques personales. Puede automatizar los sistemas para que le avisen cuando los empleados van a pagar horas extra o cuando los empleados pasan una cierta cantidad de tiempo asignado, qué porcentaje de 401 (k) pagos complementarios autoriza y cuánto sacar para obtener primas de atención médica.