Las características de un sistema de gestión de la información

Muchas empresas utilizan algún tipo de sistema de gestión de información, o IMS. Algunas compañías más pequeñas lo hacen a través de una base de datos que se encuentra en la mayoría de los productos de software de oficina. Otros compran IMS externos e integran estos sistemas con el software utilizado actualmente. El tipo de sistema de gestión de información que una empresa elige depende de cuánto valor puede aportar el sistema a la empresa.

Gestión de base de datos

La principal característica de un sistema de administración de información es su capacidad para almacenar datos y hacer que los usuarios del sistema puedan recuperarlos fácilmente. El tipo de base de datos que elija determina cómo responde el sistema de gestión de la información a las solicitudes o consultas de información. Los sistemas que utilizan una base de datos relacional almacenan los datos en tablas separadas en lugar de una tabla grande. Una vez que se almacenan los datos, los administradores de la base de datos conectan tablas de datos relevantes entre sí mediante el uso de claves. Estas claves identifican la relación entre los datos en una tabla y los datos en otra tabla. Las bases de datos relacionales proporcionan una respuesta más rápida a las consultas y almacenan más información que las bases de datos jerárquicas. Las bases de datos jerárquicas siempre acceden a los datos que comienzan en la parte superior de la base de datos y se mueven hacia abajo. No mira la relación entre diferentes piezas de información.

Informes

La siguiente característica más importante de un sistema de gestión de la información se presenta en forma de informes. Un sistema de gestión de la información es tan bueno como los informes que genera. La capacidad de producir información que le ayuda en su proceso de toma de decisiones es un atributo clave para este tipo de sistema. La mayoría de IMS proporciona múltiples plantillas de informes, mientras que otros también ofrecen la posibilidad de crear informes específicos a la medida de sus necesidades, y guardar estos informes como una plantilla para que otros puedan usar.

Acceso abierto

Un sistema de gestión de la información que permite el acceso abierto a la arquitectura de su sistema permite a una empresa cumplir más fácilmente con las regulaciones externas y los requisitos internos. El acceso abierto significa que la empresa puede integrar más fácilmente el IMS con los sistemas existentes. Esta capacidad reduce la necesidad de que las personas de servicio externas realicen cambios en el servicio interno. El acceso abierto también reduce los gastos de mantenimiento, ya que los recursos internos pueden administrar el mantenimiento del sistema.

Integración

Los sistemas de gestión de la información suelen integrarse con los sistemas existentes de una empresa. La forma en que estos sistemas variados se integran a menudo crea muchos desafíos para los recursos internos y externos. Un buen IMS proporciona una fácil integración con sistemas heredados, lo que le permite a la empresa mantener las inversiones en equipos que ya ha realizado.

Escalabilidad

Debido a que no todas las compañías requieren la oferta completa de algunos sistemas de administración de información, la escalabilidad se convierte en una consideración clave para la compra. Las empresas más pequeñas pueden requerir una versión reducida de un IMS ahora, pero dentro de unos años requieren características adicionales y capacidades de administración de bases de datos más grandes. La compra de un sistema escalable le da a la empresa espacio para crecer sin perder su inversión inicial.