Etiqueta de fax

El envío de materiales comerciales por fax se ha convertido en una computadora en gran medida, aunque las reglas de etiqueta de comunicación empresarial todavía se aplican. Esto es para garantizar una presentación profesional y que sus faxes lleguen a los destinatarios previstos y que la información confidencial se mantenga privada. La etiqueta del fax también ayuda a establecer reglas y pautas internas para agilizar el proceso de envío de faxes.

Identificadores de fax salientes

Ya sea enviando un fax electrónicamente o por fax, cada fax siempre debe ir acompañado de información de identificación. Esto debe incluir el nombre y el logotipo de su empresa, la información de contacto y el nombre de la persona que envía el fax. También incluya la fecha de la transmisión del fax, la naturaleza y el tamaño del archivo adjunto y una nota que indique el motivo del fax.

No Spamming

No utilice su máquina de fax para enviar spam o anuncios no solicitados, solo irritará a sus clientes. Limite los faxes a la información solicitada y las actualizaciones de noticias ocasionales, y mantenga breves los faxes no solicitados, como máximo una o dos páginas. Del mismo modo, proteja su número de fax para que no reciba spam. Esto puede atar su máquina y desperdiciar papel y tinta. Solo proporcione su número de fax cuando sea necesario y desaliente los faxes personales de los empleados.

Proteger la información confidencial

No se desplace cuando otros estén enviando faxes, y cuando vea un nuevo fax en la bandeja, quítelo, déle la vuelta, póngalo en la bandeja de entrada del destinatario o entréguelo personalmente. Esto ayudará a mantener la confidencialidad de la información privada. Priorice el uso de la máquina de fax si es necesario para garantizar que las necesidades inmediatas de envío y recepción estén cubiertas primero.

Regular el fax

Si es posible, confíe los faxes entrantes y salientes a un asistente administrativo que puede priorizar las necesidades de fax y garantizar que los documentos lleguen a donde van. Esto elimina la necesidad de que los empleados esperen en línea para recibir el fax, verifican regularmente la máquina o el jockey para determinar la posición. Tener una persona responsable de esta tarea puede optimizar las operaciones y hacer que el fax sea más eficiente.

Cuándo no enviar por fax

Recuerde que los faxes tienen el potencial de ser vistos por más ojos que los que pertenecen al nombre en la portada. No envíe información privada por fax, como registros de personal o datos financieros de la empresa que podrían ser perjudiciales en las manos equivocadas. Considere la entrega durante la noche o incluso correo postal para este tipo de datos.