Ejemplos de planes de proyectos de Microsoft

Microsoft Project, el software de administración de proyectos de Microsoft, es un paquete de software completo que permite una supervisión completa y sencilla del proyecto a través del desarrollo de planes de proyectos. Estos planes permiten a los gerentes establecer tareas e hitos de proyectos, asignar recursos, identificar dependencias de tareas y estimar las duraciones de las fases, haciendo del software una herramienta útil para varios tipos de proyectos, desde proyectos de construcción y mercadotecnia hasta proyectos de manufactura y artísticos. La suite permite a los gerentes organizarse y anticipar complicaciones en todos los proyectos de ejemplo.

Creación de tareas para el plan de proyecto de marketing

Los nuevos proyectos pueden parecer bastante desalentadores al principio, con objetivos ambiciosos y lejanos que parecen casi inalcanzables. Sin embargo, Microsoft Project ayuda a dividir proyectos grandes en conjuntos de tareas más pequeñas, lo que hace que el proyecto sea mucho más fácil de administrar e implementar. En el caso hipotético de una campaña de marketing web, un plan de proyecto dividiría la campaña en sus partes constitutivas, como la optimización de motores de búsqueda, el marketing de redes sociales, el rediseño de sitios web y los programas de afiliación. Cada una de estas áreas amplias podría dividirse aún más en tareas más pequeñas, como "preparar estudios de mercado en sitios web de la competencia", "obtener una cotización para un sitio web nuevo" y "maquetas completas de nuevos diseños" en la sección de rediseño de sitios web. El proyecto de Microsoft también permite a los usuarios "sangrar" y "agotar" las tareas para crear una jerarquía de importancia para el proyecto en general y llama al conjunto completo de todas las tareas la "estructura de desglose del trabajo".

Asignación de recursos para el plan de proyecto cinematográfico

Una vez que un proyecto se divide en sus tareas constitutivas, Microsoft Project permite a los usuarios asignar recursos a cada tarea. Los recursos incluyen todo, desde activos financieros hasta equipos y empleados. Para usar un proyecto cinematográfico como ejemplo, el plan del proyecto asignaría diferentes cámaras y equipos de filmación, presupuestos y técnicos a cada escenario o lugar de filmación, donde cada toma sería una tarea con sus propios recursos asignados. Este esquema organizativo permite a los gerentes de proyecto visualizar mejor sus necesidades de recursos, distribuir los recursos disponibles de manera efectiva y presupuestar en consecuencia.

Estimación de duraciones de tareas para la fabricación

En el caso de un proyecto de manufactura, donde una planta acaba de recibir un pedido de 800 bombillas, un plan completo del proyecto también incluye estimaciones de la cantidad de trabajo necesario para completar el proyecto y la duración esperada del proyecto hasta la entrega. Si se tarda una hora en fabricar un flashbulb, el proyecto requiere 800 horas de mano de obra, el requisito de trabajo para el proyecto. La duración del proyecto se determina luego por la asignación de recursos al trabajo. Si 10 empleados, cada uno trabajando un día de ocho horas, participan en el proyecto, la planta produce 80 bombillas por día y la duración total del proyecto será de 10 días hábiles. Estas estimaciones del plan del proyecto ayudan a determinar los impactos de las diferentes asignaciones de recursos y permiten la entrega oportuna del proyecto.

Identificación de dependencias de tareas en el plan del proyecto de construcción

No todas las tareas se pueden completar simultáneamente en la mayoría de los proyectos. En el caso de un proyecto de construcción, por ejemplo, los carpinteros no pueden instalar las ventanas en una casa hasta que los constructores hayan completado las paredes alrededor de las ventanas. Estas relaciones se denominan "dependencias" en Microsoft Project y el plan del proyecto le permite representar estas relaciones a través de un diagrama de Gantt visual. Esencialmente, un diagrama de Gantt toma las duraciones indicadas de cada tarea y, cuando el usuario ha indicado una dependencia entre fases, organiza las tareas para aclarar que no se puede comenzar hasta que se haya completado la última. Esta organización secuencial permite a los gerentes anticipar posibles retrasos y preparar un calendario realista para un proyecto con numerosas dependencias. Para volver al ejemplo, si los acabados de las paredes tardan cuatro semanas y son un requisito previo necesario para el proceso de dos semanas de instalación de Windows, entonces el proceso completo demora seis semanas y cualquier retraso en la primera tarea dará lugar a un retraso similar en el proceso. segundo.