Etiqueta en una llamada de conferencia

Las pequeñas empresas pueden aprovechar las llamadas de conferencia para evitar costosas reuniones en persona. Esto es particularmente útil para llevar a cabo una reunión con clientes o clientes que están a un vuelo de avión lejos de la ubicación comercial. La comunicación a través de una llamada de conferencia con un cliente puede ser más difícil que una presentación en persona, ya que la empresa no tiene la ventaja de ver las comunicaciones y las señales no verbales del cliente. En general, las llamadas de conferencia pueden ser una opción viable que puede ahorrar tiempo y dinero.

Antes de la llamada

Para causar una buena impresión durante la llamada de conferencia, la pequeña empresa debe completar una lista de tareas antes de que se realice la llamada de conferencia. Esto incluye buscar una habitación tranquila en la oficina donde se pueda realizar la llamada. Debe alojar cómodamente a todas las personas incluidas en la llamada. Preferiblemente, esto incluiría una mesa redonda con el teléfono en el medio para que todos estén a la misma distancia del teléfono. Esto evitará tiempos incómodos de repetir frases porque la otra parte no pudo escuchar con claridad.

Durante la llamada

Todos los participantes de la llamada de conferencia deben tener una agenda frente a ellos. Esto mantendrá la llamada en la pista. Además, una persona debe ser designada como facilitadora de la llamada. Esta persona será el orador principal y se asegurará de que la llamada se mantenga en el tema y en la tarea. El facilitador también puede presentar a otros antes de que hablen o respondan una pregunta. La etiqueta adecuada dicta que el cliente o cliente siempre sabe con quién están hablando en una llamada de conferencia.

Despues de la llamada

Compilar notas y enviarlas por correo electrónico o por fax al cliente es un buen gesto en nombre de la pequeña empresa. No solo proporciona una razón para hacer un seguimiento con el cliente, sino que también va más allá del servicio. Al dejarle saber al cliente con anticipación que esto sucederá, puede evitar que sientan que deben tomar notas con furia durante la llamada y posiblemente perder información importante al tratar de mantenerse al día con la conversación mientras toman notas.

Participantes

Se debe recomendar a todos los participantes de la llamada que se adhieran a la etiqueta de llamada de conferencia adecuada durante la llamada. Esto incluye evitar movimientos innecesarios, crujir papeles, hablar fuera de turno, interrumpir a otros y comer o beber durante la llamada. A algunas pequeñas empresas les puede resultar ventajoso tener una presentación mostrada durante la reunión para que todos estén al tanto de los puntos que deben hacerse. Esto también puede evitar que las personas hablen una sobre otra y, por lo tanto, evitar situaciones incómodas durante la llamada.

Consideraciones

La empresa debe asegurarse de que el equipo adecuado esté disponible para la llamada de conferencia. La llamada en espera y la capacidad de interrumpir la llamada a través de un sistema de intercomunicación entre oficinas deben estar desactivados. Antes de cada llamada de conferencia, el sistema debe probarse para asegurarse de que todo funciona correctamente. La falta de preparación para la llamada de conferencia puede enviar el mensaje de que la pequeña empresa no podrá manejar eficazmente otras partes de la empresa también. La preparación es clave al realizar llamadas de conferencia.