Software de reloj de tiempo del empleador para computadoras

Hacer un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados es una parte vital de cualquier negocio con una estructura de pago centrada en una tarifa de pago por hora. Si bien los relojes mecánicos son lo suficientemente precisos para registrar las horas de trabajo, un reloj controlado por software puede mantener los registros en un formato fácil de leer, y muchos programas de software no solo pueden hacer un seguimiento de los horarios de trabajo, sino que también pueden usar esos tiempos como datos para funciones de contabilidad .

Uso

El uso real de un reloj de tiempo que está vinculado con un software de computadora no es diferente al uso de un reloj de tiempo de tipo de golpe mecánico tradicional. El empleado coloca su tarjeta en el sistema, que luego registra la hora en que ingresó al local para trabajar. Después del trabajo, el empleado se despide de la misma manera. En lugar de una tarjeta perforada tradicional, los relojes de tiempo computarizados modernos usan una tarjeta magnética o incluso la huella del empleado. Los tiempos de entrada y salida, así como el tiempo empleado en trabajar, se almacenan para el procesamiento de datos.

Procesando los datos

Con un sistema basado en software, los datos de los relojes ya no requieren el trabajo de calcular el tiempo trabajado o el pago para los trabajadores. El software registra el nombre del empleado y los tiempos trabajados, así como la tarifa de pago, con cálculos de pago total que incluyen los ajustes necesarios debido a las tarifas de horas extraordinarias. Toda la información resultante está disponible para que la vea el personal autorizado utilizando una variedad de variables. Por ejemplo, el software puede mostrar el tiempo trabajado según el nombre del empleado, el tiempo registrado por los trabajadores por sección o división, el tiempo trabajado por los empleados en un cierto rango de pago, o cualquier otra variable que se coloque en el sistema. Debido a que los datos son digitales, se pueden guardar indefinidamente para facilitar el mantenimiento de registros.

Beneficios

El mayor beneficio del software de reloj de tiempo es el rápido procesamiento de datos que ahorra la necesidad de mantenimiento de registros manual. Esto significa que puede asignar al empleado que de otro modo habría realizado los cálculos a otras tareas. La computadora también reduce las posibilidades de errores en los pagos que pueden causar un pago excesivo o insuficiente para los trabajadores. Además, el uso de un software de reloj de tiempo que se basa en una huella digital, una huella digital o una tarjeta magnética reduce el problema del "robo de tiempo", en el que un empleado busca un compañero, lo que hace que el sistema sea más preciso para reflejar la asistencia real de los empleados.

Elegir un paquete de software

Hay muchas aplicaciones de software de reloj de tiempo disponibles, y elegir la adecuada para su empresa depende del tipo de sistema con el que se sienta más cómodo. La combinación de software y hardware es una de las consideraciones más importantes al seleccionar un paquete de software. El software de reloj de tiempo de MinuteHound, por ejemplo, se basa en un dispositivo de huellas dactilares USB conectado a una computadora. Los empleados presionan el dedo en el dispositivo y, si coincide con el registro de huellas dactilares cifrado, se registra una entrada en la computadora, lo que permite que el empleado entre o salga del trabajo. Es un sistema simple, pero limitado a una sola ubicación. TimeClick utiliza un sistema que está un poco menos limitado por la ubicación. Con TimeClick, un empleado inicia sesión en el sistema desde una computadora dentro de una red seleccionada. Esto le permite al empleador configurar computadoras a través de una organización, que cubre múltiples entradas, o en negocios donde cada trabajador usa una computadora, lo que permite a los trabajadores registrar su entrada y salida directamente desde sus escritorios. El reloj virtual está completamente controlado por computadora como TimeClick y requiere que los empleados ingresen un PIN. Virtual Time Clock se integra con un programa de contabilidad externo como QuickBooks para el almacenamiento de datos y los cálculos de nómina. También tiene funciones en tiempo real, que le permiten ver de un vistazo qué empleados están actualmente en el trabajo, en recesos o desconectados durante el día.