Comunicación efectiva y eficiente

Los propietarios de negocios y empleados con excelentes habilidades de comunicación pueden contribuir de manera efectiva a la cultura del lugar de trabajo y tener un mayor impacto en los clientes. Las habilidades de comunicación son importantes cuando se colabora en proyectos, se brinda servicio a los clientes, se comparten ideas en sesiones de capacitación y se participa en otras situaciones comerciales diversas. Las personas que pueden enviar y recibir mensajes claramente sirven como representantes de la marca de una empresa y son más efectivos en sus trabajos.

Escucha activa

Los empresarios y empleados deben practicar la escucha activa en sus interacciones con los clientes y compañeros de trabajo. Por ejemplo, un supervisor que administra 10 empleados tendrá un tiempo limitado para dar instrucciones a cada empleado. Si los empleados no asisten a su supervisor utilizando la escucha activa, tendrán más preguntas al final y perderán el tiempo del supervisor, repitiendo lo que ya se ha explicado. Los empleados deben ser claros en lo que dicen al público, como en el manejo de quejas de los clientes. Deben escuchar el problema de cada cliente e indicar en términos sencillos lo que pueden hacer, si es que hacen algo, para resolver el problema. Para ambos escenarios, la escucha activa requiere prestar atención a las pistas que da una persona, tanto en palabras habladas como en expresiones no verbales, antes de enviar un mensaje de retorno. Después de recibir un mensaje, a menudo es necesario repetir lo que se escuchó para aclarar el mensaje.

Comunicación del equipo

Los dueños de negocios quieren formar un equipo de empleados que entiendan cómo comunicarse efectivamente en grupos. Por ejemplo, los empleadores quieren que las personas expresen claramente sus ideas en reuniones de grupo usando palabras, expresiones no verbales y gestos. También deben expresar sus emociones y aclarar lo que perciben como los pensamientos y sentimientos de los demás en un equipo. Ser consciente del clima de su equipo también es importante. Busque tensiones que surjan entre colegas particulares y trátelas profesionalmente antes de que produzcan conflictos mayores. A veces, los empleados también pueden tomar la iniciativa para resolver los problemas que enfrenta un grupo y ayudar al grupo a trabajar de manera efectiva para encontrar una solución.

Comunicación interna

Es mejor examinar cómo los empleados se comunican de manera eficiente para maximizar el flujo de trabajo y la productividad individual. Esto incluye ser un buen modelo de comunicaciones eficientes. Por ejemplo, los empleados pueden pasar mucho tiempo escribiendo las comunicaciones que circularán en la organización. Michael Schrage, de la Red de blogs de Harvard Business Review, sugiere que cree un correo electrónico correctamente la primera vez, suponiendo que se reenviará a otras personas en el lugar de trabajo. De esta manera, no perderá tiempo en volver al correo electrónico original y editarlo cuando esté listo para compartirlo. Comparte este consejo con los empleados. Necesitan editar sus correos electrónicos para evitar confundir a otros empleados, lo que solo disminuye la productividad.

Tecnología contra interacción humana

Para una comunicación efectiva y eficiente, debe asegurarse de estar utilizando el formato de comunicación más adecuado. Podría pasar demasiado tiempo compartiendo instrucciones con los trabajadores al escribir correos electrónicos en una computadora o dispositivo móvil. A veces, es más eficiente caminar por la oficina y comunicar sus expectativas rápidamente. También puede utilizar el teléfono, la nota entre oficinas, el chat de video o un espacio de trabajo virtual para comunicarse con los empleados. Si existe la posibilidad de que se le malinterprete con la tecnología, use la comunicación cara a cara con los empleados, especialmente para la disciplina y la resolución de conflictos entre trabajadores.