Lo que se debe y no se debe hacer de la comunicación empresarial.

Los esfuerzos para proporcionar una versión en español de una boleta electoral local en Massachusetts dieron un giro divertido cuando se calificó a un candidato como "libélula actual" en lugar de "sheriff actual". Texto y llevó a la retirada de cientos de miles de papeletas, señala la columnista Dianne Williamson. Los errores como este ilustran la importancia de tener en cuenta lo que se debe o no se debe hacer con la comunicación empresarial.

Comunicación escrita

No redacte una carta comercial, una nota o un folleto, y luego imprima o distribuya sin revisar primero el material. Para garantizar la precisión, es mejor someter el texto a un segundo par de ojos; Pídale a un compañero de trabajo que lo corrija también. Como lo sugiere el error en la boleta de Massachusetts, esto es especialmente importante si está utilizando un texto traducido a otro idioma. Reclute un hablante nativo de ese idioma para revisar el texto y asegurarse de que transmita el mensaje que desea. No asumas que la persona que tradujo el material fue perfecta.

Canales de comunicación

No intente explicar planes o decisiones comerciales complicados o controvertidos en un correo electrónico. Organice una reunión de empleados donde pueda explicar estos problemas y responder a las preguntas de los empleados. Hacer estos anuncios en persona le permite evaluar los comentarios no verbales y evitar los malentendidos que puedan resultar de los correos electrónicos mal interpretados. Tenga en cuenta que el correo electrónico puede que tampoco sea el mejor canal de comunicación para transmitir buenas noticias. Por ejemplo, un empleado puede encontrar un cumplido sobre su trabajo en un proyecto mucho más significativo si se toma tiempo para pasar por su escritorio y entregarlo en persona.

Terminología

No incluya jerga, acrónimos o términos técnicos cuando se comunique acerca de su negocio con el público o empleados no técnicos. Aquellos que no estén familiarizados con los acrónimos de su industria pueden perder fragmentos de su mensaje hablado mientras tratan de descifrar un acrónimo que usó en oraciones anteriores. La jerga y los términos técnicos en materiales escritos pueden hacer que el lector tire su material de marketing en lugar de intentar descifrarlo. Los términos confusos hacen que los miembros de su audiencia se sientan como extraños, un efecto que no quiere tener en los clientes o empleados. Evite usar la última frase pegadiza que se abre paso en la cultura estadounidense. Concéntrese en lugar de términos que un estudiante de séptimo grado pueda entender.

Honestidad y brevedad

Diga la verdad o reconozca cuando no esté listo para hablar de un tema, pero no mienta a los empleados o clientes. "En lugar de mentir, prepárese para responder: 'No soy libre de comentar' o 'No puedo responder a eso en este momento', cuando se me pregunta sobre temas confidenciales o confidenciales", aconseja el coach de negocios Stever Robbins. Mantenga la comunicación breve cuando sea posible. La investigación de la Universidad de Tennessee muestra que el adulto promedio tiene un lapso de atención de 20 minutos, señala la revista Inc. Pregúntese cuán vital es cada pieza de información antes de incluirla en una carta, correo electrónico o presentación. Cuando hable con un grupo, mantenga a la audiencia involucrada haciendo preguntas, utilizando videoclips cortos y contando historias que ilustran sus puntos clave.