¿Necesita un empleador mantener un talón de pago?

Las leyes laborales federales requieren que retenga registros de nómina para sus empleados, pero no tiene que generar un talón de cheque para usted o sus empleados. Sin embargo, algunos estados tienen leyes laborales que obligan a proporcionar información detallada sobre la nómina a los empleados. Por ejemplo, en Illinois, un empleador debe proporcionar un talón o un documento separado que enumere todas las deducciones, y en California, los empleadores deben proporcionar al empleado un talón o documento que explique todos los datos de nómina utilizados para calcular su salario neto. Puede conservar una copia de los talonarios de pago como parte de sus registros obligatorios de nómina. Sin embargo, a menos que el talón contenga toda la información requerida, el talón por sí solo no cumplirá con las leyes federales.

Información que debe retener

La ley federal requiere que conserve información básica sobre cada empleado, incluido su nombre completo y dirección, número de Seguro Social, sexo, ocupación y, si un empleado es menor de 19 años, su fecha de nacimiento. Cada registro de nómina debe mostrar el día y la hora en que comenzó la semana laboral, la cantidad de horas que el empleado trabajó cada día y el total de horas de la semana laboral. Los registros deben mostrar la base para determinar los salarios. Debe mostrar la tarifa por hora regular del empleado, los salarios regulares totales y los salarios de horas extraordinarias totales para los empleados no exentos, pero puede excluir esta información para los empleados exentos. Los registros deben detallar cada deducción o adición que afecte el pago del empleado, el salario neto total, el período de pago y la fecha de pago.

Periodo de retención

Aunque las leyes estatales varían, los estatutos federales requieren que retenga los registros de nómina, los registros de compras y ventas utilizados para calcular los contratos de nómina y sindicato por un mínimo de tres años. Conserve los documentos de origen para la nómina, como las tarjetas de tiempo, los tickets de trabajo y los horarios, durante al menos dos años.

Documentos fuente

Puede solicitar a los empleados que usen un reloj de tiempo, registrar sus tiempos de parada y de inicio de manera electrónica o preparar un informe de tiempo manual. La ley federal también le permite aceptar un informe de un cronometrador sobre las horas de trabajo de cada empleado. Si el empleado trabaja en un horario fijo, puede conservar una copia del horario y registrar solo las excepciones.

Almacenamiento de registros

La ley federal requiere que los empleadores mantengan registros de nómina en un lugar seguro en el lugar de trabajo del empleado o en el sitio central del empleador. Si un inspector del Departamento de Trabajo solicita un examen de sus registros, debe poder producir los archivos almacenados fuera del sitio no más de 72 horas después de que realice la solicitud. Debido a que los talones de pago y los registros de nómina contienen información personal, es mejor mantener esos archivos en un cajón cerrado con acceso restringido solo a aquellos con una necesidad genuina de revisar los archivos.