Lista de verificación de la debida diligencia del proveedor

Un proveedor es una entidad individual o corporativa de terceros que está comprometida por una empresa con el fin de proporcionar bienes o servicios. Los ejemplos incluyen servicios de mensajería, distribuidores de suministros de oficina y consultas independientes: proveedores externos que realizan trabajos para empresas con las que no tienen un empleo legal. Antes de la selección, un propietario de una pequeña empresa debe examinar adecuadamente a un proveedor para garantizar que se cumplan todas las necesidades deseadas y requeridas.

Solvencia financiera

Uno de los pasos más importantes que puede tomar el propietario de una pequeña empresa al completar el proceso de selección de proveedores es investigar la solvencia financiera del posible socio comercial. No es raro que las pequeñas empresas contraten a proveedores externos para una variedad de necesidades cruciales para la empresa, como la administración de la nómina, el mantenimiento de registros, la tecnología de la información y la entrega de productos. Si un proveedor actual dejara de operar repentinamente, la compañía atractiva podría ser fácilmente llevada a la ruina financiera.

Si un proveedor es una empresa que cotiza en bolsa, obtener una comprensión de su situación financiera es relativamente fácil. En estos casos, esta información está, por ley, disponible al público. Cuando se trata de una entidad privada, el propietario de una pequeña empresa debe interrogar a fondo al proveedor con respecto a sus prácticas financieras y de pago, y requerir múltiples referencias.

Medidas de seguridad

Dependiendo de la naturaleza de una pequeña empresa, así como la naturaleza de los deberes para los cuales el proveedor está involucrado, los procesos y procedimientos relacionados con la seguridad operativa deben determinarse y delinearse claramente antes de que el proveedor comience a trabajar con la empresa. Esto es especialmente cierto si el proveedor tendrá acceso a dinero o datos confidenciales, como la información personal de los empleados o clientes.

El propietario de un negocio debe interrogar al posible vendedor sobre las prácticas de selección de empleados. Por ejemplo, ¿los empleados del proveedor están sujetos a antecedentes penales y detección de drogas? Además, es imprescindible una comprensión profunda de cada uno de los controles de seguridad del proveedor, como la protección con contraseña y el método de destrucción de datos, antes de que comience el trabajo.

Comprobación de referencia

El propietario de una pequeña empresa debe consultar con las referencias de un posible proveedor. Se puede obtener una gran cantidad de información valiosa incluso de las referencias positivas. Por ejemplo, aunque un cliente formal estaba satisfecho con el trabajo de los proveedores, puede sentir que no se prestó suficiente atención a ciertos detalles del proyecto. Además de las referencias proporcionadas por el proveedor, el propietario de un negocio también debe realizar su propia búsqueda contactando a la cámara de comercio local, al Better Business Bureau o incluso realizando una búsqueda simple en Internet.