Cómo escribir una cotización para ofertas informales

Una oferta informal se envía a un cliente potencial en respuesta a una invitación a ofertar. Las invitaciones a licitar son extendidas por individuos, empresas privadas y entidades gubernamentales. La oferta en sí es una estimación escrita del costo para el cliente para que usted complete un trabajo que el cliente desea. La invitación a ofertar es solo una solicitud, no una oferta, lo que significa que antes de un acuerdo formal entre usted y el cliente, habrá negociaciones adicionales. Sin embargo, es importante que la oferta represente su mejor estimación en función de la información proporcionada, ya que las negociaciones futuras se basarán en esa estimación.

Proyecto de la oferta

La redacción de una oferta comienza con la obtención del paquete de oferta. El paquete de oferta detalla el trabajo que necesita un cliente y cuándo debe completarse. El paquete de ofertas también destaca las partes del proyecto que son las más importantes para el cliente. Es importante centrarse en esos temas primero, ya que esos son los elementos en los que se centrará el cliente. Después de estimar los elementos clave del cliente, debe evaluar el resto del proyecto. El cliente puede valorar algunos elementos más que otros, pero otros elementos pueden ser igual de importantes para garantizar que el proyecto en su totalidad se complete satisfactoriamente. Después de valorar la totalidad del proyecto, registre sus proyecciones y cálculos de manera integral, pero fácil de leer y revisar para el cliente potencial.

Establecer la credibilidad

Los trabajos son completados por personas, no por negocios. Por lo tanto, una de las cosas más importantes que puede hacer es proporcionar las calificaciones de las personas que supervisan los aspectos más importantes del trabajo en su oferta. Proporcionar esta información puede aumentar la confianza del cliente en la capacidad de su empresa para completar el proyecto. También debe proporcionar una lista de proyectos completados previamente que sean comparables con el que está ofertando. Esto demostrará que su negocio puede completar el trabajo. Incluya referencias e información de contacto asociada con esos proyectos si es posible. De esta manera, el cliente puede hacer un seguimiento de su trabajo anterior y tener una mejor idea de sus prácticas comerciales.

Resumen ejecutivo

Una vez que complete la oferta completa, debe redactar un resumen ejecutivo. El resumen ejecutivo debe proporcionar una visión general de todo el proyecto, destacando los elementos que son más importantes para el cliente potencial. Debe explicar claramente al cliente cómo se completará el trabajo, cuánto estima que costará el proyecto y por qué el cliente debe elegirlo. El resumen debe ser corto, o alrededor de una o dos páginas. Además, el resumen ejecutivo debe redactarse de tal manera que un cliente pueda identificar la información más importante de un vistazo.

Preparaciones finales

La oferta pretende ser un reflejo del profesionalismo de su empresa, por lo que es especialmente importante minimizar cualquier error para demostrar competencia. Antes de enviar la oferta, debe revisarla para asegurarse de que no haya errores tipográficos y que el documento sea fácil de leer. También debe consultar con otros en su negocio con experiencia en completar proyectos similares para asegurarse de que sus estimaciones sean razonables. Si está ofertando por un proyecto gubernamental, considere consultar con un abogado con licencia para asegurarse de que cumple con todos los códigos gubernamentales pertinentes.