Habilidades de Front Office vs. Habilidades de back office

Dirigir una pequeña empresa exitosa requiere el esfuerzo de cada empleado, independientemente de si cada empleado trata directamente con los clientes y permanece fuera de la vista pública. De hecho, el grupo de tareas que ocurren en interacción directa con los clientes y el otro grupo de tareas que ocurren sin interacción con el cliente se conocen como responsabilidades de front office o back office. Si bien es posible que no se refiera a estos deberes como front office o back office, la verdad es que la mayoría de las compañías tienen dos tipos distintos de empleados. Comprender qué constituye el trabajo de la oficina y cómo se manejan las tareas de back office puede ayudarlo a contratar personas que tengan las habilidades necesarias para sobresalir en estas tareas.

Descripción del trabajo de la oficina

Cuando se trata de distinguir entre la oficina principal y la oficina interna, lo más importante que hay que entender es que el deber de los empleados de la oficina principal es tratar directamente con los clientes y los clientes para generar ventas. En otras palabras, los empleados de la oficina principal ayudan a comercializar sus productos y servicios, manejar las solicitudes de los clientes, desarrollar relaciones con los clientes potenciales y fomentar una visión positiva de su negocio. La contratación de las personas adecuadas para tratar con los clientes puede hacer mucho para construir la reputación de su empresa. Algunos ejemplos de trabajos de front office incluyen recepcionista, cajero, representante de ventas y representante de servicio al cliente.

Back Office Descripción del trabajo

Los empleados de back office tienen objetivos diferentes a los que tienen tareas de front office. Los empleados que asumen responsabilidades de back office a menudo realizan tareas administrativas, legales y de apoyo que mantienen su lugar de trabajo funcionando. Estas tareas pueden incluir la creación de contratos de trabajo; teneduría de libros; contabilidad; procesamiento de nóminas; asegurar el cumplimiento de los impuestos locales, estatales y federales; garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y de seguridad; manejo de la compensación de trabajadores; realizar verificaciones de antecedentes; manejo de cuentas por pagar y por cobrar; y tramitación de reclamaciones de beneficios. Entre los ejemplos de trabajos de back office se incluyen el empleado de entrada de datos, el procesador de reclamos, el contador, el ejecutivo de recursos humanos y el asesor legal.

Habilidades de la oficina

Los empleados de la recepción tratan directamente con los clientes, por lo que deben tener habilidades interpersonales sobresalientes y también deben ser articulados. Debido a que la comunicación efectiva es vital en los trabajos de la oficina principal, los empleados que eligen esta trayectoria profesional también deben tener buenas habilidades de escucha activa para asegurarse de que comprenden los deseos y necesidades de los clientes. Otras habilidades importantes de la oficina principal son la capacidad de proyectar una personalidad amigable, paciencia, técnicas de cuestionamiento sólidas para satisfacer los requisitos del cliente y habilidades de manejo de conflictos para difundir situaciones en las que los clientes no están contentos.

Habilidades de back office

Las habilidades de back office varían según el tipo de puesto que ocupe. Aunque los empleados administrativos no tratan directamente con los clientes, a menudo tratan con proveedores y proveedores por teléfono o por correo electrónico y por correspondencia escrita. Por lo tanto, una de las habilidades de back office más importantes es la comunicación oral y escrita efectiva. Algunos empleados administrativos se ocupan de la nómina, las hojas de tiempo y la contabilidad, por lo que para esos puestos, una instalación con números y matemáticas es esencial. La capacidad de organización es otra habilidad necesaria, especialmente para los trabajadores administrativos que se ocupan de tareas administrativas y legales. La capacidad de presentar documentos importantes correctamente y de garantizar que los documentos se envíen a tiempo a menudo hace la diferencia entre el éxito y el fracaso de una oficina administrativa.

Si bien las habilidades informáticas básicas son cruciales tanto para los empleados de oficina como para los empleados de oficina, el alcance de estas habilidades varía. Es posible que los empleados de la oficina principal solo necesiten suficientes conocimientos informáticos para programar citas o realizar un pedido, mientras que los empleados de la oficina administrativa deben comprender una mayor variedad de programas informáticos, según el título del puesto. Por ejemplo, un administrador de red debe poseer conocimientos avanzados de computación para instalar y mantener computadoras, mientras que otros empleados administrativos deben comprender el procesamiento de textos, los sistemas de contabilidad y otros programas relacionados con sus trabajos específicos.