¿Qué gastos cubre el reembolso de millas?

Cuando va a la carretera en un vehículo personal para su negocio o le está pidiendo a los empleados que usen su automóvil para tareas de trabajo, debe establecer una política uniforme de gastos de millaje. El reembolso de millas le permite a su empresa asignar adecuadamente los gastos relacionados con el trabajo, al mismo tiempo que le proporciona a usted y sus trabajadores los fondos necesarios para reemplazar el gas y el desgaste que se atribuye a su pequeña empresa. A partir de 2018, la deducción estándar por milla del IRS es de 54.5 centavos por milla.

¿Qué kilometraje cubre?

El pago de millas le reembolsa a usted y a sus empleados por una variedad de gastos relacionados con el automóvil en los que se incurre cuando el vehículo se utiliza para viajes de negocios. Al multiplicar la tarifa estándar de 54.5 centavos por milla por la cantidad de millas recorridas, como 100, le reembolsaría a un empleado $ 54.50 por el viaje. La paga normalmente excede el costo promedio del combustible para la distancia recorrida. Los fondos adicionales son vistos como un pago por 100 millas de desgaste y por los costos a largo plazo, como un cambio de aceite, llantas nuevas, seguro de auto y tarifas de registro. Otros gastos asociados con la conducción, como las tarifas de estacionamiento o las tarifas de peaje, no se consideran parte de la tarifa estándar por milla y son gastos separados relacionados con el automóvil.

Tasas de reembolso de millas alternativas

Puede elegir pagar a los empleados una tarifa de millaje reducida o más alta basada en un cálculo interno de los costos estimados por milla. En los estados que tienen precios de gasolina más bajos, una tasa de kilometraje más baja aún puede cubrir los gastos necesarios. Sin embargo, debe evaluar su campo antes de poner los frenos en la tasa estándar. Si sus trabajadores a menudo conducen a los clientes y requieren un vehículo de mantenimiento impecable para cumplir con las expectativas de sus clientes, los costos adicionales de una mejor cobertura de seguro, pagos mensuales más altos y un mantenimiento proactivo pueden hacer que pagar la tasa completa del IRS a sus trabajadores sea una buena inversión comercial.

Gastos reales vs. kilometraje

Cuando conduce su propio vehículo como propietario de una pequeña empresa, puede optar por deducir los gastos reales, en lugar de aceptar la tasa de deducción por millaje comercial estándar. Con este método, usted calcula las millas conducidas para uso comercial y personal, así como los gastos totales asociados con el automóvil. Si usó el vehículo el 75 por ciento para fines comerciales, entonces el 75 por ciento de los gastos reales son deducibles. Los gastos incluyen el costo de la gasolina, los cambios de aceite, los lavados de automóviles, los peajes, las reparaciones, los seguros, el registro y las piezas.

Registros y gastos de kilometraje

Si usted o sus trabajadores están cargando el kilometraje a la empresa, es necesario mantener un registro de kilometraje preciso. El registro de un empleado debe incluir iniciar y detener las lecturas del odómetro para cada parte de un viaje de negocios. Si realiza un seguimiento de los gastos de millas para usted o para los empleados que utilizan el método de gastos reales, las lecturas de millas deben incluir la lectura del odómetro de inicio y parada para todos los viajes, de modo que pueda determinar fácilmente el uso comercial del automóvil. Lleve un registro de todos los gastos incurridos por el automóvil y guarde copias de sus recibos y facturas.

Vehículos de la compañía frente al uso de vehículos privados

Cuando paga a varios empleados el kilometraje para completar tareas rutinarias, como entregas diarias, realice un análisis de costos y beneficios para determinar si sería más asequible alquilar o comprar un automóvil de la empresa para que lo usen los trabajadores. Por ejemplo, si su tienda de regalos paga $ 20 en reembolsos de millas por día a los empleados, el costo es un mínimo de $ 400 por mes, suponiendo una semana laboral de cinco días. Para una empresa que opera siete días a la semana, los costos aumentan a aproximadamente $ 600 por mes. Si el costo total de propiedad de un automóvil de la empresa (pagos, seguros, licencias, combustible y costos de mantenimiento) es menor que sus gastos mensuales por millaje, puede ser más barato comprar un vehículo. Luego puede reclamar la depreciación, además de deducir todos los gastos relacionados con el automóvil.