¿Qué son los códigos del libro mayor?

Los códigos del libro mayor son números que usted asigna a diferentes entradas de débito o crédito para que la contabilidad sea más fácil y más funcional. Al asignar números a diferentes tipos de cuentas por pagar o por cobrar, puede dedicar menos tiempo a ingresar datos, ordenar rápidamente su información y preparar informes simples que puede usar una vez o con frecuencia.

Libro mayor

Un libro mayor general es una simple lista de sus ingresos y gastos reales. A diferencia de una hoja de presupuesto que enumera sus ingresos y gastos esperados, o un informe de cuentas por cobrar o por pagar que muestra lo que debe o se le debe, un libro de contabilidad registra las transacciones solo cuando ocurren. Incluso si solo tiene una cuenta bancaria que utiliza para su negocio, es una buena idea llevar un libro de contabilidad general para detectar cualquier error que usted o su banco puedan cometer. Haga esto realizando una conciliación mensual o comparando su libro mayor con su extracto bancario. Si utiliza una cuenta corriente, una tarjeta de crédito y una línea de crédito para pagar las facturas de su empresa, un libro mayor le permite mantener todos sus gastos en un solo documento.

Códigos de contabilidad

Los códigos de contabilidad son números que se usan para designar un tipo de pago o cuenta por cobrar por tipo. Por ejemplo, puede designar sus pagos telefónicos con un código de 100. Sus pagos de electricidad pueden ser 101. En cualquier momento, puede ordenar su documento por el código contable para ver cuánto pagó por los teléfonos o servicios públicos.

Codificación

La forma más sencilla de asignar códigos de contabilidad general es comenzar con un número, como 100, asignando números a cada categoría de crédito o débito subsiguiente que agregue un número más al número. En este caso, sus primeros cinco códigos serían 100, 101, 102, 103 y 104. Para hacer que sus códigos sean más útiles, asigne a los números un significado específico para facilitar la clasificación. Por ejemplo, comience todas las categorías de débito con el número 1 y todas las categorías de crédito con el número 2. Sus primeros dos códigos de débito podrían ser 100 y 101, y sus dos primeros códigos de crédito serían 200 y 201. Esto lo ayudará a encontrar rápidamente todos de sus débitos o créditos. Agregue números adicionales para agrupar otras categorías de ingresos y gastos.

Ejemplos de codificación

Si vende anuncios impresos de revistas, banners en sus sitios web y alquila su lista de circulación, puede designar todos los ingresos de impresión con el número 2 después de su primer número de código de crédito, sus ingresos de banner con un 3 y su número de lista con un 4. In En este caso, su entrada para publicidad impresa sería 120, para banner publicitario 130 y para alquiler de lista 140. Puede continuar extendiendo esto. Por ejemplo, si vende anuncios impresos en color y en blanco y negro, puede designar que el tercer número de su código sea 1 para anuncios en color y 2 para anuncios en blanco y negro. Si usó códigos de cuatro números, su código para anuncios impresos en color sería 1210 y su código para anuncios en blanco y negro sería 1220. Esto le permite determinar rápidamente el total de sus ventas de impresión y desglosar la cantidad de anuncios en color.

Nombres Vs. Numerales

En lugar de sustituir los códigos contables por palabras descriptivas, incluya ambos. Incluso si sabe que el código de contabilidad 130 significa ingresos de publicidad de banner, un contador o un preparador de impuestos nuevo o sustituto podría no conocer sus códigos. Si usted o un contable temporal modifican erróneamente sus entradas, tener palabras al lado de cada una puede ayudarlo a corregir rápidamente los errores.

Clasificación / Totalización / Promedio

Además de usar códigos de contabilidad para ejecutar informes únicos, utilícelos para crear totales y promedios para las categorías de ingresos y gastos. Esto crea actualizaciones en tiempo real cada vez que haces una entrada. Por ejemplo, el seguimiento de sus gastos totales de teléfono o los gastos mensuales promedio de suministros de oficina con las celdas “Total” y “Promedio” le permite comparar su rendimiento actual con su presupuesto sin tener que ejecutar informes separados.

Ejemplo de lista de cuentas

Cuando tenga dudas acerca de su capacidad para configurar un sistema de código contable, considere contratar a un contador o contador de manera temporal para configurar su sistema o software de contabilidad. El mantenimiento de un sistema existente es generalmente más fácil que construir desde cero.

Ejemplos de cuentas en efectivo:

  • 1110 en efectivo en el banco
  • 1120 Caja chica

Ejemplos de cuentas de ingresos:

  • 2110 Ingresos devengados

  • 2120 Ingresos en efectivo
  • 2130 Ingresos no en efectivo

  • 2140 Otras fuentes de financiamiento

Ejemplos de cuentas por pagar a corto plazo:

  • 3110 Cuentas por Pagar
  • 3120 intereses pagaderos
  • 3130 Reclamaciones y sentencias por pagar

  • 3140 Contratos por Pagar

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