Usos de un Plan de Proyecto

Antes de comenzar cualquier proyecto significativo, es una buena práctica diseñar un plan de proyecto en profundidad. Un plan de proyecto comunica el objetivo general de una empresa determinada y detalla las tareas específicas que se deben realizar para lograr un objetivo del proyecto claramente establecido. Al utilizar un plan de proyecto, un administrador de programas crea un marco que permite a un equipo de proyecto mantenerse en la tarea, en el cronograma y dentro del presupuesto. Las pequeñas empresas, incluso las operaciones individuales más pequeñas, pueden usar herramientas en línea disponibles y gratuitas para administrar todos los aspectos de la planificación de proyectos de cualquier tamaño.

Comunicar la meta

Establecer un objetivo para un proyecto es como identificar el tesoro que busca antes de un viaje largo y complicado. Una vez declarado, todos los esfuerzos deben medirse en función de si acercan o no al equipo a la meta. Por lo tanto, es extremadamente importante ser específico sobre el resultado deseado. Por ejemplo, un objetivo para aumentar las ganancias deja demasiado para la interpretación. Un equipo podría dividirse rápidamente para lograr este tipo de objetivo de muchas maneras diferentes. Sin embargo, el objetivo de aumentar las ganancias al reducir los costos de los materiales en un 10 por ciento en un año o menos le da a todos un objetivo claro que es específico, se puede medir y establecer dentro de un marco de tiempo razonable.

Romper en tareas manejables

Una vez que se establece el objetivo del proyecto, es hora de dividirlo en tareas más pequeñas e individuales. Esto hace que un gran proyecto sea más aceptable y manejable, ya que los paquetes de trabajo se distribuyen en parcelas a miembros de equipos específicos o grupos que son adecuados para las tareas en cuestión. Cada asignación debe indicar claramente quién hará qué y por qué, que culminará en un resultado de entrega en una fecha específica. De esta manera, las tareas actúan como mini-objetivos ejecutados en un orden específico para llevar el proyecto desde su inicio hasta su finalización.

Recursos de programación

Organizar el orden de cada tarea en un plan de proyecto les da a todos una hoja de ruta clara hacia la meta final. La mano de obra, los materiales, la maquinaria y cualquier otro recurso requerido en un proyecto deben programarse con hitos medibles. De lo simple a lo complejo, existen muchas herramientas de programación gratuitas para ayudar a un administrador de programas a diseñar un programa adecuado, como los diagramas de Gantt o PERT para ilustrar todas las tareas y las dependencias entre ellas.

Presupuesto y gastos de monitoreo

No se pueden ejecutar muchos proyectos con fondos ilimitados. Por lo tanto, un uso importante de un plan de proyecto es diseñar tareas, cronogramas y recursos con los dólares presupuestados asignados para cada elemento. Los presupuestos se supervisan continuamente para garantizar que el plan se mantenga dentro de los fondos proporcionados. Llevar a término un proyecto dentro del presupuesto representa una meta más para medir el éxito de un proyecto.

Tendencias de pronóstico

La mayoría de los gerentes de proyecto usan una Estructura de Desglose del Trabajo, también conocida como WBS, para resumir las tareas, los horarios y los presupuestos con el propósito de informar. Este formato popular proporciona a los gerentes y miembros del equipo una estructura para rastrear y dar el estado de las tareas en un plan de proyecto. Más importante aún, todas las tareas se acumulan periódicamente para pronosticar el estado general del proyecto. Los métodos como el valor ganado utilizan los gastos históricos para proyectar los costos totales si el trabajo continúa de la misma manera hasta el final del programa. Esto permite la acción correctiva, según sea necesario, antes de que un proyecto se salga de control y ayude a que todo el esfuerzo se complete con éxito.