Tipos de prueba cuando el IRS está auditando los gastos comerciales de los empleados

El Servicio de Impuestos Internos examina las declaraciones de impuestos por irregularidades y está autorizado para auditar cualquier declaración o documento de respaldo. Una de las deducciones a las que el IRS presta mucha atención son los gastos comerciales de los empleados. El IRS coloca la carga de la prueba de que los gastos comerciales de los empleados son legítimos en el declarante de impuestos, por lo que debe mantener un buen registro de sus gastos para evitar las sanciones del IRS. El tipo de registros que acepta el IRS incluye recibos, libros de registro de millas y cheques cancelados.

Prueba de compras

El IRS recomienda que se mantengan los registros de todas las compras relacionadas con el negocio, tales como suministros de oficina y equipos. Estos recibos pueden tomar la forma de comprobantes de cargo de tarjeta de crédito, cheques cancelados y recibos de pago. Estos documentos deben mostrar la fecha de la compra, el monto de la compra y tener una descripción del artículo comprado.

Prueba de Gastos

Otros tipos de gastos relacionados con el negocio que pueden deducirse pueden incluir cargos telefónicos de larga distancia, peajes y tarifas de estacionamiento, facturas de servicios públicos, entretenimiento y comidas relacionados con el negocio, servicio de Internet y teléfono celular. La publicación 503 del IRS establece que un documento se considerará evidencia adecuada "si muestra el monto, la fecha, el lugar y el carácter esencial del gasto". Los recibos de caja chica, los cheques cancelados (con la documentación de respaldo, las facturas telefónicas que listan las llamadas, el peaje cancelado y los recibos de estacionamiento que muestran la fecha y el cargo) son todos registros permitidos.

Transporte

Los gastos de transporte se pueden deducir de dos maneras: gastos reales o por tarifa estándar por milla. Si adoptó el enfoque de gasto real, debe mantener toda la documentación de gastos de la misma manera que en las Secciones 1 y 2. Si está siendo auditado y tomó la tasa de millaje estándar, debe proporcionar un libro de registro de millas. Si mantiene un libro de registro, debe mostrar la fecha del viaje, el comienzo y el final de las lecturas del odómetro, el nombre del cliente y el propósito del viaje.