Cómo escribir una carta que se niega a reembolsar dinero

A ningún propietario de una pequeña empresa le gusta tener un cliente insatisfecho, pero no siempre es posible resolver los problemas a favor del cliente. Si un cliente solicita un reembolso por el dinero gastado en su producto o servicio, debe revisar toda la información disponible y determinar si las circunstancias justifican un reembolso. Si decide no emitir un reembolso, avísele al cliente enviándole una carta de rechazo educada pero firme, explicando de manera concisa sus razones para rechazar la solicitud de reembolso.

Uso profesional estacionario y saludo

Utilice el membrete de la empresa y siga el formato estándar de la carta comercial cuando escriba su carta. Incluya la fecha y el nombre completo y la dirección del cliente, así como una línea de asunto concisa: "Asunto: su solicitud de reembolso del 10 de mayo", por ejemplo. Abra con un saludo formal como "Estimada Sra. Smith:" para establecer el tono.

Escriba en un tono firme y cortés

Use lenguaje firme pero cortés. En sus primeras oraciones, confirme la solicitud de reembolso y explique brevemente los pasos que tomó para investigar las circunstancias y llegar a su decisión. Refuerce su caso con frases como: "He examinado personalmente la situación que rodea su solicitud" o "Hablé con nuestro gerente después de haber revisado los términos de su contrato".

Tomar una actitud de disculpa

Exprese un arrepentimiento cortés, pero indique claramente que está rechazando la solicitud y indique el motivo en su párrafo principal. Cite una política específica de la empresa para justificar su decisión siempre que sea posible.

Ejemplo

Si un cliente solicita un reembolso por un reloj recientemente comprado, su carta puede leer:

"Lamentamos que no esté satisfecho con su nuevo reloj, pero hemos decidido no emitir un reembolso. La política del fabricante establece claramente que el reloj no es impermeable y no se debe usar bajo el agua. Usted indicó que usó el reloj mientras nadaba, lo que invalida la garantía ".

En otros casos, puede explicar su decisión señalando que el período de reembolso garantizado de la compañía ha expirado, o recordándole al cliente que el artículo se vendió en virtud de un contrato que indica "como condición: no hay reembolsos ni devoluciones".

Reforzar que usted valora al cliente

Incluya una breve declaración en el párrafo de cierre de que aprecia el patrocinio del cliente. Si teme alienar a un cliente a largo plazo o valioso, considere ofrecer algo de menor valor en lugar de un reembolso.

Ejemplo

Considere una frase como:

"Si bien no podemos proporcionarle un reembolso en este momento, valoramos su negocio y nos gustaría ofrecerle un descuento del 15 por ciento en su próxima compra".

Otra opción sería ofrecer un crédito que podría usarse en una compra futura. Este consuelo puede suavizar el golpe de la negativa de reembolso. Cierre la carta con su bloque formal de firmas comerciales, incluida su firma manuscrita.

Carta de corrección antes de enviar

Revisa tu carta cuidadosamente. Corrija cualquier error tipográfico o gramatical, imprima una copia limpia y vuelva a firmar. Para un cliente particularmente valioso, o en el caso de una solicitud de reembolso considerable, considere que otro propietario o gerente sénior revise su carta antes de enviarla.