Cómo escribir una factura de albañilería

Las empresas de albañilería hacen mucho más que construir casas. Ayudan a embellecer su jardín y paisaje. Los proyectos al aire libre incluyen muros de contención, asadores, bordes o paredes bajas a lo largo de macizos de flores y hermosos senderos de ladrillo. Dentro de su casa, los albañiles construyen o reparan chimeneas y chimeneas, así como las adiciones a las habitaciones. Al igual que con los otros oficios, los albañiles detallan el costo de los materiales y la mano de obra en la factura del cliente. Si bien esta práctica facilita el seguimiento del inventario y los costos relacionados, la ley en muchos estados también lo exige.

1.

Escriba el nombre de la empresa, la dirección y el número de teléfono en la parte superior de la factura. Si tiene un número de fax, inclúyalo también.

2.

Asignar un número de factura para fines de mantenimiento de registros. Una forma popular de rastrear las facturas es comenzarlas con la primera letra del nombre del cliente. Por ejemplo, si el nombre de su cliente es Cleary, el número de factura es C-1234. Esto es útil si alguien que no sea Cleary escribe el cheque y solo enumera el número de factura. Solo tendrá que revisar las C en el archivador para hacer coincidir el pago con el cliente.

3.

Fecha de la factura. Si sus términos ofrecen un descuento por pago anticipado o un cargo tardío por no cumplir con la fecha de pago, la fecha de la factura es absolutamente esencial.

4.

Escriba el nombre del cliente y la dirección del servicio debajo de la fecha de la factura. La dirección del servicio es la ubicación donde realizó el trabajo de albañilería. Si su cliente desea que la factura se envíe por correo a una dirección diferente, como a su oficina, enumere ambas direcciones, con la clara distinción de "dirección de servicio" y "dirección de correo".

5.

Completa el área de materiales a continuación. Indique la cantidad, la unidad de medida, la descripción del artículo, el precio por unidad y el precio total. Si abrevia unidades de medida, use abreviaturas estándar que su cliente entienda o que pueda investigar fácilmente. Si el sistema de inventario utiliza números de inventario, le resultará conveniente agregar el número de inventario después de la descripción del artículo. Por ejemplo, si está construyendo un recinto de lecho de flores de 18 pulgadas de alto y 50 pies de largo, usaría aproximadamente 500 ladrillos estándar para el área de 75 pies cuadrados, con un tamaño de junta de 3/8 de pulgada . La sección de materiales listaría: Cantidad - 500; Unidad - cada uno; Artículo - ladrillo estándar (stock # xxx); Precio por unidad - $ 2; Total - $ 1, 000.

6.

Completa la sección de trabajo a continuación. Utiliza los mismos encabezados que la sección de materiales. La cantidad se refiere al número de horas de trabajo. La unidad describe el cargo de mano de obra, por ejemplo, por hora o por día. Un pequeño trabajo de reparación con un solo trabajador puede tener la unidad en la lista como por trabajo. La descripción del artículo es el trabajo que los trabajadores realizaron. Luego, enumere el costo de mano de obra por trabajador, y finalmente haga una lista del costo total. Continuando con el ejemplo anterior, la factura diría: Cantidad - 8; Unidad - hora; Artículo - construir el recinto del jardín; Precio por unidad - $ 50, total - $ 400.

7.

Ponga los costos totales en la siguiente sección. Enumere cada categoría en una línea separada: costo total de materiales, costo total de mano de obra, impuestos y el monto de la factura.

8.

Imprima sus términos claramente, por ejemplo: 3% 10 Neto 30 significa que ofrece un descuento del 3 por ciento si se paga dentro de 10 días; De lo contrario, el cliente paga el importe total en un plazo de 30 días. Si agrega cargos por pago atrasado, indíquelo también en esta área. Por ejemplo, el cliente paga un recargo del 1% si la factura no se paga por completo en la fecha de vencimiento. Algunos estados requieren un período de gracia después de la fecha de vencimiento antes de que pueda agregar un cargo por pago atrasado, y algunos municipios restringen la cantidad que puede cobrar en cargos por pago atrasado.

Propina

• Si tiene Open Office, un programa gratuito de procesamiento de textos, puede descargar una plantilla de factura básica del sitio web de Open Office y personalizarla para el sistema de facturación de su empresa.